为了能够给外贸企业带扶持帮助，亚太地区、欧美地区等众多国家都会有退税调函业务，这一类别相关问题就受到了诸多国家的关注，而在当下依然是国际上主要扶持企业方式之一，通过函调方式进行相关业务的审核，其效果要远比其他模式更为出色，因此直到当下外贸交易往来之中的主要退税审核方式依然是此种方式。
有些新进入行业发展的外贸企业对于这一类型的问题并不了解，急于想要办理这一的业务，实际上这些业务并不需要用户自行去找相关的部门办理，首先关注的是各种材料的准备，为什么说要关注到材料准备呢?原因就在于该种类型的信函通常都会由税务机关发出，之后用户只要根据信函要求将相关材料上交即可完成这一流程工作，在一流程工作中所包含的材料有出口合同以及内购增票，此外在文件提交中也需要提交运输合同，有些企业此前做国内产品销售，进入外贸领域时没有关注到出口合同，这一类型的文件也是需要提交的，在成这一系列文件提交之后，则可完成业务办理。
国内很多外贸企业会找一些能够支持退税的国外企业合作，这样能够有效降低买入产品成本支出，但在这一过程之中，有一些用户没有关注到函调问题，这对于后期双方企业合作会造成不利影响。
例如：
Ms. Wang Jing:
I am very sorry to inform you that our company will not continue to cooperate with you after June. The previously mentioned order for bearings in June will be cancelled. I hope that there will still be an opportunity to cooperate with you after that. The effect of correspondence on the business between you and us is the reason for the suspension of cooperation, not for any other reason.
王静女士：
非常抱歉的通知您，我公司在6月之后将不再继续和贵公司合作，此前所提到的6月份轴承订单将会取消，希望此后依然有机会和贵方合作，函调问题对于你我双方的交易影响是停止合作原因，无关乎其他原因。
为什么会出现这种状况呢?之所以出现这种状况，是因为该外贸企业正处于函调期间，而在这一时间段中，是无法完成相关退税业务的，这说明该企业有可能没有第一时间接到税务机关所发出的信函，做出及时处理，也有可能是因为其他原因，例如此前提交材料有误，或者是此前提交材料和后期该企业的经营项目不符等等，这些问题都会对企业造成影响，如果不是因为这一类型的影响因素原因，那么企业就无需担心，后期依然可以完成退税，找到合作伙伴即可。
一般情况下，只要交易真实，等待一段时间即可完成相关工作，但如果出现问题是因为被撤单等原因，这后期阶段外贸企业就要注重其相关工作流程了，以交易进行中为例，遇到这种状况时，需要函调海外企业的相应发票文件，有一些外贸企业对于该流程工作并不熟悉，例如在提供的资料和原件并不相符，这种状态下将无法完成相应工作，需要提交的原件以及盖章都需和此前的原件完全一致，复印件出现误差，要在第一时间修正。
国外相关规定：(1) Payment documents, purchase and sale contracts, transport documents, freight invoices and freight payment documents for domestic purchases of commodities or commissioned processing;(2) Export contracts, transport documents for export goods, freight invoices and vouchers for payment of freight, port tally invoices and payment vouchers;
(3) Customs declaration contract and payment invoice;(4) Consolidation of catchment slips;(5) Information required by other tax authorities in the course of examination and verification.通过如上相关规定可知和外贸企业合作过程中，对于这一类型的问题一定要提前了解，直到问题出现才想到解决问题，这种做法是非常不利的。
外贸企业不论是在买入产品时还是卖出产品时，对于这一类型的问题都应该做好深入了解，不同的国家所设定的规章制度还是有本质差别的，例如有些国内外贸企业对于我国所制定的这一类型制度了解的非常透彻，因此销售产品时涉及到外方有这一类问题时，能够帮助外方用户积极解决问题，但在涉及国外产品购入时，由于对这一类型的问题了解的相对较少，不同国家所设定的相关需求也不尽相同，在文件材料提交时所指定的日期也有一定的差别，所以出现误差的概率很高，一旦出现这一类型的误差，如果该企业在涉外交易中，没有合作国办事机构，处理这一类型问题是非常麻烦的，所以不要等待事情发生之后才想到解决，要随时跟进，一旦发现问题，就要立刻解决，如果在交易中后知后觉，无疑会对外贸方企业和海外用户交易造成极大影响。
