汇的问题

跟大家实不相瞒，我是菜鸟，除了发客户之外我啥也不懂，财务方面的也是一窍不通。所以，下面的表述如有哦错误，还请斧正。 第一. 我们公司去年8月份签了一份合同，预付款是36万美元。这笔合同的金额分好几个步骤支付的，货物将于2014年的4月份出口。客户于2013年10月份打给我们美元后，没有几天就接到了工行的通知，说预付款到账了。可是呢，在外汇检测系统中就是显示不了，这种情况一直持续了一个多月。所以不了预货款新增报告。之后就把这个事情忘了（我们公司的会计对外贸财务也是不清楚），一直到现在。今天我突然想起来去查查我们公司的外汇检测系统，发现这笔客户的预付款了。尝试预货款新增报告，提示说要到外汇管理局去书面报告。 问题：各位，像这种情况该如何是好？会不会被罚钱呀？ 第二，由于我们公司产品的特殊性，合同款项都是分几个步骤来完成的（比如：30%定金；40%提货款；20%验款；10%的质保金），而且每个步骤之间的时间也很长（通常几个月），是不是在每个步骤的款项到来前“预货款新增”就可以了？还是需要延期款报告？ 大家也可以给我补充一下关于汇核销的知识。 在下经验值为零，请各位好汉不吝赐教。 谢谢。