外贸业务员必知的20大关键细节！

“外贸员到底能捅多大娄子”的帖子下，都是大家的血泪史。有个评论很贴切：外贸每个错误都有滞后性，总会在一个顺利的日子，突然发现之前犯下的错误。

总结大家的真实经历，为大家总结了外贸业务员需要把握的20个魔鬼细节，记得收藏比对。

一、外贸邮件细节

1.基础规范

● 企业邮箱：禁止使用非正式的免费邮箱，容易被视为皮包公司或诈骗。使用企业域名邮箱。

● 邮件主题：避免空主题或模糊的邮件主题，易被当垃圾邮件。主题要包含核心信息，比如客户项目/询盘号、产品型号/名称、邮件目的。

● 专业签名档：必备信息：全名、职位、公司全称、公司官网、电话、WhatsApp/Skype等常用联系方式；可选信息：公司Logo、公司地址、主要产品线链接；统一格式：全公司或部门统一签名模板，体现专业性和品牌一致性。

2.正文内容

● 称谓精准化：确认客户姓名和职位，不要使用自动爬取小程序直接填充称呼。不要让客户感觉邮件内容是群发。

● 字体选择：推荐使用易读的字体，比如Times New Roman、Arial或Calibri。字号一般为10-12号。重点内容可以加粗、大写或使用其他颜色，但请克制。

● 内容规范：首字母大写，英文要用半角，适当空行有利于排版美观。在使用感叹号、表情和短语时多加斟酌。

● 邮件检查：发送前仔细检查是否存在拼写错误；是否有语法错误；是否存在易被屏蔽的敏感词；附件是否忘记；是否抄送正确的人。

3.附件管理：

● 附件重命名，以便客户保存，比如“文件类型_客户_产品型号_公司名_日期”；

● 内容需一一打开检查，确定是否正确；

● 附件大小不宜超过2MB，超大附件用云盘链接并提前告知客户。

4.时效与跟进：

● 及时响应询盘：新询盘务必立即回复。

● 尽量在客户工作时间内回复，可以设置定时发送。

● 不要点击任何不明链接，以防邮箱被黑。要在合同中对收款账户唯一性进行约定。

二、来往文件发送细节

这点非常重要！把成本表发给客户，把客户价格发给加工商……这样的错误，不时发生，每一次，都损失惨重。这些看似 “粗心大意”的问题，本质上都是长期以来未能养成良好习惯所致。

1.任何发给客户的文件都要转成PDF

你永远不知道Excel有几个sheet，隐藏列里面有多少内容，为了规避风险，最好可以把利润等关键信息隐藏后，生成PDF版本再发送。

2.执行统一的文件命名规则

文件命名要做好，最好是全团队统一执行一个命名规则，客户文件和采购文件等统统做好命名与区分。

3.建立加密机制

根据公司实际情况，采取加密机制，所有敏感文件均加密处理，发送前须向上级领导提出解密申请，经审批通过后方可发出。

三、样品环节细节

1.样品检查

样品收到后一定要仔细拆箱检查，并且再次核对订单要求，做好产品包装。

2.样品需要附上sample tag

材质：选用防水、耐磨、撕破的合成纸或塑料标签。

信息必备项：公司Logo、样品名称、样品编号、关键规格、样品价格等。

3.外箱标签与名片

外箱也需贴简单标签，内部多放几张名片，作为双重保险。

4.做好样品跟进

寄样前拍照给客户，方便留底双方确认；签收后第一时间联系客户，询问是否收到。

四、产品生产环节细节

外贸工作中，最容易出错的就是这个环节。图纸/规格表看错、颜色/LOGO/材质错误等，错误都不带重样的。

1.客户要求确认

任何关键信息必须醒目加粗标注，要求客户提供清晰、明确的书面确认，所有更改，必须留痕。

2.内部传递

将客户确认的最终信息，转化为清晰、无歧义的生产指令、采购订单。关键信息需要不同人员交叉核对。

3.供应商确认

关键要求用红色加粗标注，易错点或修改点，要反复强调。

4.生产环节加强质量监控

产前样确认、包装前的全面检验不可或缺，必须严格依据客户确认的样品和标准进行。

5.交期确认

内部要预留催货时间窗，外部要预留风险缓冲期。

五、客户接待细节

1.客户来访前

提前了解客户资料，来访计划，准备好small talk话题。

2.客户参观公司时

提前准备样品、产品目录册，确保客户有需求，能够第一时间拿出资料。

3.客户验厂时

保持整洁，保证品质测试设备正常运转，展示产品检验报告。

4.约客户吃饭时

多给几个选择，注意客户饮食习惯与忌口。

各位外贸员，你认为还有什么需要注意的细节？欢迎分享。