作为全球领先的国际金融中心，在香港注册公司可为一众企业老板及外国投资者带来不少福利，但于香港成立一家有限公司，首先需要一名公司秘书。
一间公司无论如何都需要公司秘书，但您又知道原因吗？今次为您深入探讨秘书职责，帮助一众企业老板们选择公司秘书服务。
01
公司秘书是什么？
根据《香港公司条例》，所有在香港注册的企业都必需委任一名公司秘书。提到「秘书」一词，通常会联想到需要打电话、安排行程等，但公司秘书并不等于私人秘书！两者的职责是不尽相同的。
公司秘书实则是一间公司的代表，确保公司的一切营运和决策合符《香港公司条例》等合规条例。
简单来说，公司秘书负责监管在香港注册的公司的企业管治发展。
你为什么需要公司秘书？
其实公司秘书不单单需要确保公司营运合法合规，以下几点概括公司秘书在企业运作中不可或缺的职务
注册公司及负责公司营运
如果你的公司要在香港注册，就一定需要公司秘书。根据《香港公司条例》，若没有公司秘书，公司就不能成立。
如果你在没有公司秘书的情况下进行业务，更有机会被起诉。
与政府部门联系
香港政府部门会透过公司秘书与你的公司联系，而公司秘书就需要负责提供政府机构所需的一切证明及文件等。
确保企业合法合规
香港的企业运作受法例及政策规管。不论是履行企业、财政和财务义务，或是了解并遵守法律监管要求，公司秘书对公司整体业务都担任一个关键的角色。
公司秘书有什么职责？
从行政到管理，香港的公司秘书职责涵盖的范围非常广泛。其中包括：
确保企业符合香港公司条例
作为一间公司的代表，公司秘书的主要职责是确保公司的业务及一切营运符合《香港公司条例》下的一切法规。简单来说，公司秘书对公司的行政、整体方向及企业管治均发挥重要作用。
保存法定纪录
政府机构有机会需要检查公司的法定纪录，查阅特定文件。公司秘书需要准备好所有需要的文件，例如公司的商业登记证，方便相关机构检查。
汇报公司的法定变更
当公司发生任何变化，例如股东减少其持股量，公司秘书必须准备文件，安排签署及提交，尽快汇报这项法定变更。
处理一切行政事务
公司秘书亦需处理其他行政职务，例如申请及更新商业登记证，并协助开设公司的银行账户。同时，公司秘书需要紧贴企业管治的最新发展及消息，为公司董事会提供最适合的建议。
如何选择合适的公司秘书？
公司注册之日起就应该有正式委任的公司秘书，以下的小贴士可助你挑选合适的人选：
香港公司秘书有什么法定要求？
要成为香港公司秘书，需符合以下条件︰
●必须是香港居民的自然人；或
●必须是在香港拥有注册地址或营业地址的法人团体
香港公司秘书需要什么资格吗？
由于公司秘书的职责范围非常广泛，因此人选亦至关重要。
理想的人选应具备以下特质，包括：
执行能力
由于公司秘书必须执行关键职务，例如向董事会提供企业管治建议，因此有执行力的人选绝对能制定合适的策略，协助公司迈向成功。
企业管治经验
作为一间公司的企业治理专家，公司秘书必须接受企业治理方面的专业培训。同时，更应留意与公司业务相关的企业治理和监管的最新消息。
沟通能力
公司秘书主要职责涵盖不同形式上的沟通，因此合适的人选必须是有效的沟通者，能与董事、经理和投资者等交流及传达重要信息。
如何节省时间聘请公司秘书？
Osome 清楚一众企业老板未必有时间聘请公司秘书，因此我们以优惠价格提供香港公司注册服务。除了助你处理一切文书工作，更会日常解决你的问题，并追踨截止日期及提交文件，确保你的公司合法合规。