苏州一家机电出口厂上季度丢的那票大单，根源是一封发出去的邮件——安企神在外贸公司做的邮件审计，常从这封邮件倒查起。
外贸工厂每天几十封邮件往来报价、合同、客户名录，一封带着底价或名单的邮件点错收件人，或者发到私人邮箱，出去就追不回来。
把邮件外发这件事审起来，比事后补救实在得多。
一、先把报价成本邮件拦一道
1. 报价邮件发出前先过一眼
成本表和报价单是底牌，误发或私发就泄价。
邮件报警拦截在正文和主题出现敏感词时自动拦下发送，邮件控制发送只允许指定企业邮箱之间收发，私人邮箱登得上却发不出。
报价邮件先过这道关，底牌不至于裸奔。
误发拦得住，私发也出不去，报价这道关先焊死。
2. 附件先加密再出公司
即便发出的报价附件被截，也该打不开。
邮件文档加密让透明加密的文档不解密外发就无法打开，对方收到的加密版离开环境就是乱码。
附件先加密，误发也不至于把底价交出去。
二、再把合同单据邮件管住
1. 合同和 PI 是收汇凭据
文件外发审计把合同邮件的上传发送留痕，邮件发送审计追到谁发给了哪方，单据和货物对得上。
单据经手清楚，银行收汇、海关放行不卡。
2. 邮件白名单，收件人先限定
合同发错对象，等于把交易底细交给了外人。
邮件白名单只放行约定好的收件方，邮箱禁用把网页和客户端一并收口，不明地址收不到也发不出。
收件人先限定，误发的概率先降一半。
3. 敏感信息报警，异常先响
大额单据或带客户名的邮件频繁外发，往往是异常。
敏感信息报警覆盖邮件正文和附件标题，敏感词报警在违规外联时先提示，异常发送先响起来。
可疑的邮件还没飞远，就已经被盯住。
4. 审计留痕，出事追得到环节
合同邮件出了岔子，得知道卡在谁手上。
邮件发送审计把每封收发按人按时间记着，文件操作记录补上本地改动，出事能追到具体环节。
留痕不是盯人，是出事后有处说理。
三、连同客户名录邮件一并收口
1. 名录邮件为何不能放任
客户名录是订单管道，整包发到私人邮箱，同行就能顺着挖。
禁止程序发送文件把邮箱出口收进审批，邮件控制发送杜绝私人邮箱转发，名录不再随一封邮件溜走。
名录收口，飞单和泄密少了一个大口子。
2. 邮件审计串起全链路
名录从本地到邮件到对方，链路长就容易断点。
邮件发送审计和文件外发审计把上传、发送、拷贝串成一条记录，谁经手、发到哪一目了然。链路完整，事后倒查不用再拼碎片。
3. 三道关合起来的效果
报价、合同、名录三类邮件都过了审，外发从"点了就走"变成"出了留痕、错了能拦"。
外贸工厂的邮件不再是出了门就追不回的黑箱。
邮件审起来，标志就一条：每封外发的报价、合同、名录，发出去之前有人拦、发出去之后有人查。
外贸团队才敢放心用邮件谈单，而不是谈完才发现底价早飞了。
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