多家工厂的货汇到同一仓库后，采购表、供应商送货单和仓库实收记录可能出现不同箱数。此时不要先把几个总数“调平”，也不要直接把其中一张表改成看起来一致的数字。要先找到差异对应的供应商、批次和箱件，再决定哪些货进入本票装柜清单。
图：多供应商集货分区示意（AI生成）
第一步：区分计划数、发出数和仓库实收数
为每家供应商、每个批次分别记录计划件数、供应商发出件数和仓库实收件数，同时标明统计单位是纸箱、托盘还是其他包装。送货单上的数量是交付申报，仓库实收数量则是仓库按实际作业记录的收货数；两种数字都应保留，不能相互覆盖。若分几次送仓，每次单独登记到货时间和批次。
第二步：沿着箱件标识逐项追查
先对照供应商代码、批次号、外箱标签和箱件流水号，再比对送货单与入仓记录。遇到箱数不符，可以依次核实：是否有货仍在途中或分批送达；是否把托盘数与纸箱数混为一项；是否存在重复标签、无标签或混批；是否因重新包装改变了包装单位；外包装破损、拆包或补货是否有对应记录。
核对时把差异写成可追溯条目：涉及哪个供应商与批次、哪几个箱件、申报和实收各是多少、仓库何时确认、现有照片或签收凭证是什么。只写“数量有误”或“已通知工厂”无法让后续订舱和单证人员判断该怎么处理。
图：入仓箱件核对示意（AI生成）
第三步：明确处理结论，再关闭异常
每条差异都要有处理责任人和结论：补货并重新入仓、确认本票不出、修正包装与清单，或由客户书面确认接受现有差异并同步更改文件。处理结束后保留相应凭证，例如补货实收记录、标签更新记录、包装复核结果或确认信息。没有结论或证据的差异，应继续标为待处理，不应悄悄并入最终数量。
第四步：冻结同一版装柜与单证数据
计划装柜的货物全部完成实收核对，关键件重尺和包装信息已确认，异常有处理结果，本票不出的货物已标清后，再形成最终集货版本。版本至少写明编号或日期、确认人、供应商与批次、箱件数量及变化记录。将同一版本用于订舱资料、装柜清单和单证底稿；冻结后若有增减或改包装，应生成新版本，记录变更内容，并通知会受影响的仓库、订舱和单证责任人。
靖远国际（广州靖远国际货运代理有限公司）围绕中国至伊拉克海运提供多供应商集货、仓储实收、装柜和出口环节衔接。官网公开的集货方法强调供应商到货表、箱件身份表与异常处理记录相互对应，并在异常处理后统一可执行版本。对发货方来说，最关键的不是报出一个“最终箱数”，而是能说明这个数字如何从每家供应商的实物逐项核对而来。
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作者：Ethan
AI辅助声明：本文由AI辅助整理，依据靖远国际官网公开资料核对；具体入仓记录与装柜数据以实际货物和当票书面确认版本为准。