七步成就一封客户必回的开发信

叶向仑
其实写好一封开发信只要回答清楚这三个问题:
你是谁?
有什么产品?
凭什么选你?
当然还需要掌握三个要理:邮件简短;目标明确;情感真挚。
下面列举一些大部分朋友在写第一封开发信时容易出现的问题,大家也可以看看自己有没有这样的问题,只要避免了这些问题,开发信的质量会高很多,客户回复的几率也会大很多。
1、邮件写得过长。
客户的时间很宝贵,每天会收到数百封邮件,而且很多老外的时间观念很强,他们会用几块固定的时间用来处理email,一些长篇大论的邮件,如果不是熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。我问过很多客人,他们一般处理一封邮件的时间是2-3秒,重要的邮件,会仔细阅读并回复,不是太重要的,就在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。如果你的邮件内容不能迅速吸引到客户,下面写得再好可能客户也读不到,更不可能回复你。
2、没有邮件主题。
很多业务员在写第一封开发信时,没有一个好的邮件主题,客户根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个当然要看个人的功夫了,最好是能将你这封邮件的目的言简意赅的表达出来,让客户看到你的主题就想点开邮件,这样目的就达到了。
3、内容主次不明确。
快速切入主题。很多业务员会用很大的篇幅来介绍自己、公司和工厂,客户看了半天不知道你想干什么,干脆不看了。还是上面说的,客户的时间很宝贵,简单的介绍一下公司和自己后,我们就要说明来意。是在哪里找到客户的,他当时提了什么样的需求。接着找到一个关键突破口,抓住客户的第一需求为他提供方案。(在这里我要说明一点,要能直击要害,抓到客户的第一需求前期是需要做大量调研的,包括客户的公司、产品类型、竞争对手以及客户个人的情况。)
提供方案和支撑点。在挖掘出客户的需求后,我们就可以对症下药了。提供最适合客户的解决方案给他,并为你提出的方案找到支撑点,也就是客户为什么选择你不选择别人的理由。这时候,你可以详细的介绍自己公司的实力、产品的优势,如果能帮助客户分析市场情况和竞争对手那就更好了。(这些举措需要建立在你对产品和该产品的市场非常了解的情况下)
最后表达合作意愿。我们需要真诚的表达我们的合作意愿。到这里,我们的开发信才完成一半,我们还需要一个完美的Call to action,也就是让客户必回你邮件的一个关键的结尾。一个好的Call to action可以预判客户接下来会回复你什么,这里面学问可不小。
4、字体过于花哨。
很多人喜欢用比较花哨的字体或者颜色,以为这样就可以吸引客户眼球,其实这反倒会给客户一种杂乱和不专业的感觉。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色。当然,在一些需要强调的重点部分我们可以用颜色来区别,来突出内容以免被忽略。
5、站在对方的角度说话。
英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。这样会减少一些客户在阅读邮件是的压迫感,让客户觉得,我帮你做了什么而不是我要卖给你什么。
比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow.
6、喜欢插入URL链接。
很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。
7、喜欢套用模板。
很多业务员喜欢套用邮件模板,我刚开始做外贸的时候也是这样。但事实上,套用模板写出来的邮件是不带感情的,因为每一个客户的性格特征和表达习惯都是不一样的,我们需要投其所好。举个简单的例子如果客户在给你的邮件开头写的是“HI Tom”你如果回复他时还用“Dear
Sir”这明显你们俩就不在一个节奏上,可以看出这个客户是很随性的,你如果搞得那么正式,那就把距离拉远了。所以在写开发信之前,最好对对客户本人做一些调研,了解他的性格和喜好,这有利于迅速的和客户之间建立情感。
现在好多朋友表示客户的订单量和下单频率都在减少,所以我们除了做好老客户的维护之外,还需要花大量时间去开发新客户。开发新客户的途径有很多种,只要我们用心去做,相信我们每个人都会迎来外贸的春天。
2016-05-16 533阅读
问题/讨论
回复(1)
我要向AI提问
AI回答:
非常感谢您分享这些写开发信的技巧和注意事项,它们对于外贸业务员来说都非常有用。我想补充一点,写开发信时要注意避免使用过于俚语化或者带有文化特色的词汇,因为这些词汇对于外国人来说,可能理解有误,甚至引起误解。另外,在开发信中也要避免使用过于形式化或教条化的用语,因为这会让客户感觉不够真诚和亲切。最好的方式是用平实、流畅的语言来表达自己,并且表现出对客户的关注和尊重,这样才能赢得客户的信任和支持。
2023-06-01
追问:
  • RDG-Celine
    我想首先找到对的人以后再去了解他的请问楼主怎么去找对的人怎么去了解其性格和喜好呢
    2016-05-17
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