你的邮件原来输在了这里… - 邦阅网-发现真实的外贸服务商

贸友常问维尼，你觉得现在发邮件是不是都没用了？也许你的邮件和别人就差在了这些细节。是为了告知收件人这封邮件要传达的主意。有用，不过不适合出现在第一封邮件，也就是不适合出现在开发信里。开发信的原则是精炼，概要，简单，尽量控制在50个字以内。在客户的印象中，要知道这封邮件是Lily发来的。

贸友常问

维尼，你觉得现在发邮件是不是都没用了？

维尼，客户都不回我邮件，应该怎么办？

维尼，开发信怎么写才能让客户回复呢？

维尼，……

看过很多人的邮件，入职3个月的，工作3年的，还有外贸5年以上的……

当然，外贸工作时间越长的人撰写邮件的能力越强，很多人写的邮件内容基本上都算专业，但是我总是在细节之处看到了他们的问题。

细节不一定决定成败，但绝对影响了事情的好坏。

也许你的邮件和别人就差在了这些细节。

细节一：关于标题

首先我们需要知道，邮件标题的作用是什么？

是为了告知收件人这封邮件要传达的主意。

有很多人的标题这样写：“David，here is Lily from ABC company, We like to introduce you new items”

这个标题这么长，只是说了一个事，就是“我们出新品了” 。

如果是我，我会这么写：“David ，New items for you, from Lily(ABC)”

还有很多人这样写：“David，Do you want XXX（产品名）？It can make you earn more money! ”

如果是我，我会这么写：“David ,XXX（产品名) can make you earn, Lily(ABC)”，或者“David ,XXX（产品名) would benefit you, Lily(ABC)”。

你注意到2个细节了吗？我写的标题，简短干练，而且末尾一定会注明Lily(ABC)。

为什么要简短？试想客户一天收到几百上千封邮件，会不会疲劳？冗长的标题引起的视觉疲劳，会自动被略过，那么邮件内容哪怕是精彩绝伦，产品多么切合客户的要求，但是客户没看到也白搭了。

为什么末尾要注明Lily(ABC)？原因也很简单，只是想让客户知道是我Lily给他发的，而不是Lucy给他发的。是ABC 公司的Lily给他发的，而不是EFG 公司的Lily给他发的。

这样注明也是方便客户归档和查找邮件，哪天客户突然想起来我发的报价，搜索下Lily(ABC)就能找到我，而不是狂翻邮箱。

细节二：关于邮件内容

你有没有写过邮件内容超过200字？

有？经常？那么，请注意了，如果是我，我会让你精简。

就像贸友Lisa的这封邮件：

Hi Mike,

Glad to know you are on the market for some Car HUD.This is Lisa,factory for Car.

HUD projects car dashboard data(like speed,fuel consumption etc) onto the wind screen.It is a new technology now widely used in car industry.

It devides into 2 types:OBDII and GPS.Former one connected by OBDII cable line and used for cars with OBDII socket(Euro:after 2003,Asian:after 2007,Japan:not available),latter one connected by cigaeatte lighter charger,universal for any cars.

Our HUD exported to many countries,unit price ranges from US$39-US$50 EXW Shenzhen.

All HUD has CE,ROHS,FCC and a 1 year warranty.OEM&ODM both welcome.

Could I sahre you more details if you are interested in?

Looking forward to your reply,thanks.

Best Regards,
Lisa

我让她改，最后精简成这样：

Hi Mike,
How are you?
This is Lisa,manufacture for Car.

Share a good news with you : XXX is our new items.
HUD used for dashboard display(speed,rpm etc) onto car wind screen.

Can you tell us your idea ? thanks.

Best Regards,
Lisa

你发现了什么吗？什么介绍公司，介绍产品证书的一概删减，那些介绍有用吗？有用，不过不适合出现在第一封邮件，也就是不适合出现在开发信里。

那适合出现在哪里？就是客户回复开发信之后的某一个恰当的时机，例如客户担心质量了。

开发信的原则是精炼，概要，简单，尽量控制在50个字以内。

为什么？还是考虑到客户视觉疲劳的缘故，试想你如果收到一封陌生人的邮件，长篇大论，你能保证不走神地看完吗？或者说，你有耐心看完吗？尤其是在你疲劳的时候。

还要注意的是，每写完一封邮件，有没有检查邮件内容的措辞是不是客气舒服？有没有检查过拼写、语法、字体，以及标点符号是否都正确？

细节三：关于邮件附件

邮件里可以带附件吗？

答案是可以，但是要注意这些问题：

发送多个文件，有没有压缩成一个文件？

附件太大的或者多个文档的，一定要记得压缩成一个文件，第一方便发送，第二保持整齐美观。

给客户发送附件之前，先给自己的邮箱试一试，能不能发送成功？

有的附件超出了邮箱的存储空间，也会接收失败，或者因为其他的原因，先发给自己试试。

有没有给附件重命名？

文件命名默认是数字乱码，例如12a23044.xlsx，这样的文件发过去，客户会不会以为是病毒？注意每一个附件都要重新命名，而且最好有这三个要素：“什么东西”、“谁发送的”、“什么时间”，例如：Price List - Lily (ABC) -181121 。一目了然，客户转手就可以保存起来，无需再次重命名，节省时间，增加客户的好感，也是体现了我们的专业度。

细节四：关于邮件签名档

想让客户记住我们是谁？

签名档必须好好利用。

我们发出去的邮件，是否有完整的签名？包括自己的名字、公司名字、座机、传真、手机、公司地址、公司网站等联系方式。

或者简单点，二维码，你用上了吗？

但不管签名档怎么设计，记住，排版要整齐美观，Lily (ABC）要在签名档中再体现一次。大写加粗也好，或者加个颜色也行。

在客户的印象中，要知道这封邮件是Lily(ABC)发来的。

目的只有一个，就是让他记住我，日后想起来，找我方便！