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外贸邮件书写技巧-外贸菜鸟技能必备

邮件是外贸业务中最常用的沟通方式,又是最便捷最常用最实效的。下面,我把一些邮件书写小技巧分享给大家。

一、主题(Subject): 

A: 一封邮件的主题一定要简单扼要,符合邮件的主题内容,一般情况都是以客户所需的产品名称作为邮件的主题。需要注意的是邮件的主题要尽量避免使用标点符号,尽量避免使用全大写字母,以免邮件被过滤掉,使客户无法接收到我们的邮件。例如:URGENT!!!这就是应当避免使用的主题,可以这样写:Urgent Urgent Urgent。

B: 同一主题项下的邮件往来,尽量在原邮件回复,便于双方了解事件的进展。当新事件联系时,不要使用原来的旧邮件回复,要重新用新的邮件新的主题回复,避免造成误解和不必要的麻烦。

二、抄送(Copy):

A:一封邮件要抄送给自己的主管,另外还可以根据邮件的具体内容抄送给相关岗位的工作人员,这么做的最大好处就是让客户感到你的公司很正规很系统,提升公司在客户心目中的形象;让相关人员了解掌握相关内容,减少沟通成本;让主管可以随时跟进监督自己的业务情况,及时提出合理的指导和建议。

B: 仔细审视客户来函,回复邮件时“Reply all”抄送给客户来函时抄送的其公司相关人员,这样做既可以省去客户收到你的邮件后要转发给相关人员的麻烦,又让客户感到温暖。

三、邮件内容:

一封邮件的内容部分是它的灵魂,一封邮件的好坏,全看它有没有灵魂,有没有神儿。干巴巴的内容的罗列,让人读之枯燥无味,邮件的效果就会大打折扣了,甚至有的新客户还没有读完就丢进垃圾箱了。以下几点特别要注意;

1、称呼:称呼属于礼仪,礼仪讲究的就是客尊原则,要注意对应性。无论客户首发还是后续邮件,如果客户称呼你“Hi A”,你的回复应当是“Hi B”;如果客人邮件称呼“Dear Mr.名+姓”你的回复应当是“Dear Mr.名+姓”;客户称呼“Dear 名或者姓”,你的回复应当是对应的“Dear 名或者姓”,不能搞反成“Dear 姓或者名”。

有些客人不懂我们中文的姓名顺序,如果称呼我们“Dear Mr.名”,我们的回复应该是“Dear Mr.姓”,如果我们回复“Dear Mr. 名”就错了哦,因为没有这么称呼的。这个小细节,你有注意过吗?

2、全面:客户邮件中,如果提了三点要你回答的问题。你回答了其中两点,结束。咳!客人楞了,且不管你这三点回答的质量多么专业、多么好,另外一点不回复,既不说明为什么不能回复,更不交代何时回复。是丢三落四呢?还是对客人不够尊重?换位思考,若你是客人,请问你又作何感想?如果客户问题较多,为方便客户可以在客户原邮件问题上红字标注进行回复。

3、及时:对于客户的来函,必须秉持第一时间回复的原则,要了解客人所在地的时差,不能让客人次日看到回复。如果不能及时回复客人邮件中提出的问题,应当回复说明何时答复复客人,并在承诺的时间内予以答复。

4、重点:邮件中需要重点标注的内容,需要引起客人注意和重视的,尽量不使用红色等颜色,因为对于颜色的禁忌各国各有不同,稍有不注意就会引起客人的反感。比如:巴西人 认为人死好比黄叶落下,所以忌讳棕黄色;埃塞俄比亚人 当对死者表示深切哀悼时穿淡黄色服装比利时人最忌蓝色,如遇不祥之事,都用蓝衣作为标志;泰国忌红色,认为红色是不吉利的颜色,因为写死人姓氏是用红色;伊拉克 讨厌蓝色,视蓝色为魔鬼,在日常生活中忌讳使用蓝色... ... 所以函电中需要重点标记的内容,直接加重加粗就可以了。

5、礼貌:多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比较礼貌客气的语句。另外,如果客人邮件中热情地说了一大堆,他是如何喜欢你的国家和城市,你回复时应该礼貌性回一句“是啊!谢谢,你的国家也很美!”。你如果只字不提,那客人不是“热脸贴了你的冷屁股”了吗? 如果客户邮件中说:How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回复的邮件中却找不到与此所对应的回复语句,那也属于不礼貌的行为。

四、签署落款:

这一般包括发信人的姓名、职务外加公司的名称、地址、电话、传真、网址等。一个漂亮的落款也显示公司的正规和实力,如果不会弄,就找专业的认识设置一下吧,这是很有必要的!

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