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情感分析
文章导读
    如何挑选一款真正便捷高效的软件产品,特别是在花费几万甚至十几万购买外贸软件之前,一定要谨慎考虑以下几个问题。通过外贸软件规范合同模版,员工只需要按照模版要求填写具体资料即可。外贸软件的订单管理模块,能够将所有的订单进行统一管理,减少人工操作失误,降低沟通成本,实现外贸全环节订单的高效闭环管理。

    当外贸企业发展壮大到一定程度时,购买一款适合公司、产品、业务的办公软件帮助员工更好的处理工作是必然的选择。如何挑选一款真正便捷高效的软件产品,特别是在花费几万甚至十几万购买外贸软件之前,一定要谨慎考虑以下几个问题。

    一、使用便捷性。比如外贸合同,传统的外贸企业通过办公软件进行合同制作,当企业发展到一定的规模,合同往来频繁的时候,就需要对应不同业务特点,适配出不同类目的合同模板,减轻部分工作压力,提高工作效率。当有新员工入职,只需要对他进行流程的讲解,告诉他每个合同模板的用途、怎么填写,降低新人因为业务不熟练导致出现的失误。当因为配合公司业务需要对合同模板进行更新,业务员很有可能会需要更多的时间来适应这个改版的要求,仅靠通知是无法到位的。如果外贸公司的人员较多,仅以通知的方式根本无法保证通知到位。通过外贸软件规范合同模版,员工只需要按照模版要求填写具体资料即可。

    二、功能适配性。从外贸公司的实际需求出发,通过软件的技术手段,让各环节数据共享打通,实现各部门之间数据无缝衔接,让企业的资源得到快速有效的传递和控制,发展方向得到合理的规划。

    三、售后保障性。什么是售后?包括问题处理的解决流程,软件的维护、优化与升级。外贸软件不是一次性消费产品,随着互联网和企业业务的迭代更新,具有持续性的一个特点。软件服务商不仅要能够维护好软件基本运维,还要让软件能够跟随服务器和承载电脑系统的升级进行升级,能够对不同行业不同业务管理规范化优化,这才是一个靠谱的软件服务商,而这一点,是外贸公司在购买外贸软件前首先要考虑的主要问题之一。

    目前大多数外贸企业会遇到的问题,主要有以下6个方面:

    方面一:客户开发。一般外贸企业的客户来源主要是从展会上来的,但是展会价格高,客户来源单一,范围窄,持续的时间短。

    方面二:数据分析客户管理混乱,没有专业的业务数据统计分析,外贸业务员需要一个个的进行查找和操作,太费时间。

    方面三:订单跟踪。外贸公司的订单的审核程序,多且严格,因此需要耗费时间进行层层上报,这就很容易会卡在其中某一个环节,导致订单延迟。面对不同的客户,订单要求很可能没有进行统一的管理,会出现错发、漏发等情况,追踪不到位不及时。

    方面四:单证制作与统计。还在使用人工制单的外贸公司,通过人工将各种单据进行生成与统计,虽然也是简单,解决快,但是避免不了人工会出现纰漏,尤其是订单繁多的时候,越忙越出错,这个很低效。

    方面五:邮件管理。同一个客户不同对接人都在用邮件进行跟进,成交后的单提成归属不明确,业务员之间的报价也会不尽相同,在客户、邮件的管理与追踪方面,很是麻烦。

    方面六:财务费用。外贸业务中交易非常频繁,其中会涉及到关税汇率、订单成本等多类数据的变动,这就需要用到的任何数据记录要详细准确。中间涉及到的采购、销售等多个环节,人工操作一旦出现错误,就会影响到业务的整个流程。

    当外贸企业所有的操作都是人工用EXCEL表格记录,短期量少不会发现问题,长期起量后,就会发现人工很容易录错、漏单,上个环节会给后续环节核单人员增加业务量,费人费时费力。尤其是到了月度、季度、年度核算的时候,更需要专人对订单情况进行统计分析,数据不仅滞后,查阅起来也不直观。其实这些都不是什么大问题,一旦真正操作起来却十分磨人。外贸软件的订单管理模块,能够将所有的订单进行统一管理,减少人工操作失误,降低沟通成本,实现外贸全环节订单的高效闭环管理。

    原文来自邦阅网 (52by.com) - www.52by.com/article/117648

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