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外贸跟单经验分享 (一)如何对客户进行编号

企业在实施ERP系统的过程中,一般都会对客户进行编号,根据客户的国家(地区)可以很容易地对所有客户进行统一编号、统一管理。对已经有业务发生的客户来说,有经验的系统实施者,对公司的业务模式进行必要的了解后,就可以很容易地进行编号,只要确保客户编号的有效性和可拓展性即可。

但是对于外贸企业来说,情况就复杂很多。从和客户的初步接触到转化成真正的客户,需要一定的过程,有时候这个过程会很长。前期客户开发的难度是远远超过后期的订单跟进,客户的情况又是各不相同,所以如何对这些潜在的客户进行有效管理就显得非常重要,在前期客户开发阶段就引入统一的客户编号规则,会起到事半功倍的效果。

通过网上外贸平台展会领英以及其他渠道会收到各种各样的询盘和客户的名片,但这些潜在客户的不确定因素很大。

1. 有些客户询盘后会有几封邮件来回,但之后就没有了消息;

2. 更多的客人是询盘后就毫无消息;

3. 有些客人可能虽然询盘后没有消息,但是又可能在后面展会的时候来我们展台;

4. 也有些客人第一次展会后没有消息,但是过了几次又来我们展台;

所以不管有没有业务,我们都给客户提供统一的编号,这样不仅方便管理,避免出现重复,还可以对客人进行快速的筛查,譬如对于之前有过询盘的客人,展会的时候如果客人来我们展台,我们可以很快查到之前和客人之间邮件中谈及的业务内容,包括客人对产品的需求、报价、起订量等,这一方面可以拉近和客人的距离,另外一方面也可以做到有的放矢,避免出现所提供信息前后不一致的情况,譬如报价。

事实也证明这种在客户开发阶段就引入统一编号的做法是完全正确,并且很有预见性的。我们的具体做法主要是以下几点:

1. 所有的客人统一从001开始编号,包括网上外贸平台、领英以及其他渠道的客户,但展会客户除外,这个编号是固定不变,一直跟着这个客户的。刚开始只要是询盘的客户都会给他们一个编号,但很快就发现这样的话,客户编号会很多,而其中有很多明显不是我们的目标客户,于是我们编号的时候开始过滤掉一些非目标客户。

2. 对于展会的客户,我们对每一次展会都用一个英文字母来表示,譬如A表示我们参加的第一次展会,B表示第二次展会,以此类推。目前我们已经编到H,也就是说一共参加了八次展会,其中第二次展会B是参加的华交会,由于华交会欧美客户少,之后我们公司虽每年都有参加,但主要是面向日本及亚洲客户,所以以后华交会就不再包括在该编号系统之内;另外我们也参加在日本举办的专门面向日本市场的展会,这些展会也不包括在该编号系统之内。需要注意的是:对展会的编号要避免使用I, O, 因为这两个字母和阿拉伯数字1和0十分相似,容易混淆。每次展会我们根据和客户交换名片的先后顺序,分别对客户进行编号,譬如A01, A02, A03等。刚开始的时候,我们也是只要收到名片就编号,但其中很多都不是我们的目标客户,所以在以后的展会中我们就会进行筛选,只对有效的客户名片进行编号,这样可以提高工作效率。

3. 客户如果进入订单阶段,我们会把客户的国家和公司合并成一个简称,譬如D12澳大利亚客户Gibson Importing,在我们系统中的完整编号是D12 AUGI,D表示第四次展会,也就是第三次参加环球资源香港时尚产品展,12表示我们在该次展会拿到的第12张有效名片,AU表示澳大利亚,GI是客户公司的简称。

4. 最重要的是邮箱中收件人资料也要进行相应的修改,统一以客户代码开头,接着是联系人名字(这里以*** ***代替),客户公司名称,最后是国家简写。还是以D12客人为例,收件人资料应该是D12 *** ***/Gibson Importing/AU, 对于同一个客户不止一个联系人的,要分别进行标注,这样写邮件的时候只要输入D12,收件人一栏就会自动跳出来所有这个客户的联系人,同样收到邮件的时候也会自动显示是D12客户具体哪个联系人发过来的。另外,对于该客户业务所涉及的货代、第三方检测公司、第三方验货公司等联系人,也使用同样的客户代码,譬如货代显示 D12 *** ***/货代名称(中文或者英文)/SH(或其他国家/地区简称),这样的好处是只要在搜索中输入D12,所有和该客户有关的联系人全部显示出来,操作起来非常方便。

5. 涉及每个客户的邮件都要求在主题栏以该客户代码开头,譬如主题:D12 2019年新样品开发,这样我们只要在搜索栏输入D12,并选择主题,所有主题包含D12客户的邮件全部显示出来,要了解每个订单或者样品的进展,以及查找任何之前的订单都很方便。

6. 对于询盘后虽没有回复,但来参加展会的客户;或者是来过几次展会的客户,我们在展会现场进行编号的时候,不一定马上就能够发现这些是重复的客户,但是回去整理资料的时候很容易发现的,我们的原则是按照先后顺序,使用最早的编号,这样就不会出现混淆。

客户编号的好处很多,但最主要的还是方便内部沟通。客户开发的前期工作主要是由外贸业务员负责,而外贸业务员的英语水平一般都不错,所以这个阶段英语的问题不是很大。但订单确认后转入实际操作阶段,就会涉及到车间生产、商标辅料、单证、财务、检品和仓等,如果客户数量不多的话问题还不是很大,但如果公司有几十家欧美客户,客户的名称又都是英文的话,如果有统一的客户代码,在所有的环节都把客户编号体现出来,部门之间沟通起来就很容易,错误率也会大大降低,譬如我们只要说是D12客户,或者说D12澳大利亚客户,所有涉及这个订单的相关部门和人员就都很清楚这个客户的具体情况。

在后面的经验分享中,我也会经常用到这些客户编号,既方便讲述,又可以保护客户的信息不至于泄露太多。

文章来源:健哥他说

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