外贸企业产品销售过程之中，总是会因为这样或者是那样的问题而导致和客户方产生款项纠纷，由于涉外企业所销售的产品在海外市场，因此想要面对面的追讨欠款难度很大，多数外贸企业都通过催款函这种方式追讨欠款，那么催款函该如何撰写呢
撰写催款函可如下案例：
Mr. Bram, your company received our shipment on November 15th, 25 four-wheel harvesters, 70 agricultural irrigation machines, 150 anti-skid guide chains, 1500 agricultural machinery replacement accessories, a total of 427500 yuan for the purchase price. It is expressly stipulated in the contract that the company shall return the money on December 5 until the time of sending this letter, which has exceeded the repayment period of six days. We hope that you will return the money in time. Mr. Berg, Manager of your Product Purchasing Department, feedback that, although agricultural machinery products arrive at Hong Kong, most of the products have not been sold at the port time of December 1 due to weather factors, so they cannot be refunded at the earliest time. For this reason, we have decided by the board of directors to extend the time of payment to December 17. If you have no objection to this, you may return the money before December 17. If you have a problem with the chain of funds, you may send us a letter in time to get in touch with us Our company will give its opinion upon the decision of the board of directors.
布拉姆先生
贵公司于11月15日接到我公司发货四轮收割机25台，农用灌溉机70台，防滑导链150条，农机替换配件1500个，共计款项427500元。
合同中明确规定，贵公司应在12月5日返款，直至本函发送时间为止，已超出还款期限六天，希望贵公司能及时返款。
贵公司产品采购部经理人伯格先生反馈，农机产品虽然到港，但因为天气原因影响货物运出港口， 12月1日多数产品尚未销售，因此无法第一时间返款。
基于此种原因，我公司经董事会决定，贵公司返款时间放宽到12月17日，如贵公司对此无异议，可在12月17日之前返款，如贵公司有资金链条问题，可及时发函与我公司取得联系，我公司会在董事会决定之后给出相应意见。
从如上这篇催款函中可以看到，该农机配件销售企业将产品销售到海外公后，并没有在合同规定时间收到款项，从这一点可以看出这两家外贸公司必然有深厚渊源，客户公司和销售方有长期合作伙伴关系，因此外贸企业销售产品时才会同意客户方提前获得产品、产品销售后返还货款的需求。
从这点分析可以看到该销售商是贸易售货方的忠诚用户之一，因此在这信函中，该海外农机销售企业措辞严谨，也很客气，在信函中有一个要点，这家外贸企业充分了解了客户方公司为何没有在合同规定时间返款，原因在于该企业销售产品时间拖延，导致无法第一时间返回欠款，这家外贸农机销售企业给客户企业留出了余地，不仅延长返款时间，并通知销售方如在资金链条上出现问题，可反馈给己方公司，董事会可根据其实际原因而重新进行相应催款策略的调整。
上述这篇催款函案例非常经典，其中所涉及的措辞以及相关方问题都明确阐述，既不会伤到销售方面子，又不会让欠款遥遥无期。
当然上述催款函范本只是针对于长期老客户而言 如果在企业催讨欠款时，是针对于企业即将破产的客户方，或者是新近接洽的客户方，产品销售企业对于其公司没有任何了解时，催款函的撰写方式要更加犀利一些，在催款过程中不能够给对方留下太多的余地，总体来说撰写催款函，如上案例中的格式以及相应的措辞都可以借鉴，但在实际推广过程中要充分考虑到欠款公司的情况，之后再进行相应退款策略的调整，只有如此，催款函才能够起到其应具有的效果，撰写这一类型的催款函，在其中要涉及到法律方面相关内容，例如预警对方公司，如在规定时间内无法返款时，将诉至法律途径，进口贸易公司产品经营具有一定敏感性，因此这一类型公司多数时候对于法律相关都极为敏感，因此提前警示能够起到意想不到的作用，外贸企业催款一定要根据欠款企业实际情况不同，而选择不同应对手段，催款函虽然有固定格式可循，但是在实际撰写过程中必须要充分考虑到市场大环境背景，客户具体情况等等，这些都会对此后的催款效果如何造成影响，至于是负面影响还是正面影响，则看外贸企业在催款过程中能否抓住重点，把握住欠款客户的痛处，要掌控好主动权，照顾到客户利益的同时，不会导致自身经济利益受损，减少追讨欠款时间，提升相关工作效率。
