当你计划到海外出差,顺道拜访客户时,必须先以书信通知对方。出国以前再以Telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访,也要通过对方的秘书安排,告诉 她:"Id like to make an appointment with Mr.Lee."(我想和李先生约见一次。)让对方对你的造访有所准备,才会有心情和你洽谈。
第2招 向沟通对手表示善意与欢迎
——I will arrange everything.
如果沟通是由你发起,提供对手一切的方便,能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的,你热心地告知他:“I will arrange everything." (我会安排一切。)不但表现出你的诚意,也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下,专心与你进行沟通。
如果你明显地犯了错,并且对别人造成或大或小的伤害,一句充满歉意的“Im sorry. Its my fault."(对不起,是我的错。)通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼,至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解,只能火上加油,扩大事端。
第6招 抱怨不是无理取闹
—I have a complaint to make.
以激愤的语气向人抱怨某事,很可能令人心生反感,而使结果适得其反。服务员上错了菜,旅馆女服务员忘了整理你的房间,送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况,着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题,不如心平气和而语气坚定地告诉对方 "I have a complaint to make.“(我有怨言。)然后告诉他所发生的事。
第7招 资料须充实完备
—We have a pamphlet in English.
具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 "We have a pamphlet in English."(我们有英文的小册子。)或 "Please take this as a sample"(请将这个拿去当样品。)时,一定会兴趣大增,进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面,便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。
第8招 缓和紧张的气氛
——How abouta break?
当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时,做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“How about a break?”(休息一下如何?)对方必能欣然接受,紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时,也能以清晰的思路继续沟通。
在外贸业务中,客户有时候难以完全表达他们真正的需求,这时候作为外贸员,你可以适时地引导他们表达自己的需求,例如询问"What is your main concern?"(你最关心什么?)等。通过深入的了解客户的需求,才能够更好地为他们提供优质的服务和产品。
第10招 充分利用信息
——I just heard that
…
在商务交流中,充分利用你获得的信息是非常重要的。比如当你听到一些对客户或市场有影响的消息时,你可以用"I just heard that …"(我刚刚听到 …)来引出话题,让对方参与进来,并逐渐建立起信任和共识。
第11招 明确自己的限制
——Im afraid, I cannot
......
如果你无法承诺或完成客户的要求,不要试图隐瞒或敷衍,直接告知客户。你可以使用"I’m afraid, I cannot ..."(恐怕我不能 …)等表达方式,这不仅对你的信誉有利,也能让客户更加明确自己的选择和期望。
第12招 热忱地向客户提供建议
——May I suggest ...?
在与客户进行沟通的过程中,如果你认为客户需要一些好的建议,你可以很热情地提出来。例如,你可以说:"May I suggest...?" (我能不能建议一下…?)并结合实际情况逐一说明你的建议。这种方式不仅可以提升你的形象,还会增加客户对你的信任和认可。
第13招 在谈判中强调自己的优势
——However, we are able
to ...
在谈判中,你需要强调自己的优势,告诉对方你有什么让他们满意的东西。例如,当你被问及你们的价格时,你可以说:"However, we are able to ..."(但是,我们可以 …)并解释一下你们的优势,例如产品的质量、服务的专业性等等。这样做可以让客户意识到你们的价值,并且更有可能与你达成合作。
第14招 不要说太多废话
——Lets get to the point.
在商务沟通中,不要说太多废话,要直接阐述你的观点和立场。当你感觉到会议的时间有些紧迫时,可以使用"Lets get to the point."(言归正传)来引导对话的方向。这样做不但能节省时间,提高效率,还能显示你的专业性和