在做生意的时候，事先的沟通是彼此间进行一个了解的过程，也是买卖双方建立合作的重要前提。但是，这种生意场上的沟通不能只是单方向的，如果只有一个人在说，那么这只能说是一个人在唱“独角戏”，而并非是在认真谈生意。对于国际贸易发展而言，向客户发送邮件是买卖双方尝试建立生意场上沟通的开始，也是不断拓宽自己客户资源的开始。但是，相信很多外贸业务人都经历过这样一个过程，无论自己如何积极地往外发送电子邮件，但是真正意义上给出回复的外贸客户却不多，很多发送出去的外贸邮件如同石沉大海了一般，一去就再也不复返了。这种情况真的很打击人的积极性和自信心，同时也会影响公司对于外贸客户资源的积累。
其实，这种情况完全很正常，毕竟作为自己不怎么熟悉的公司，客户一般都是抱着十分谨慎的态度，他们往往会从你发送的邮件上努力发掘出有价值的信息，如果一些常规式推销邮件的话，其实早就被系统自动拦截了，他们是连看也未曾看到的。那么只要我们做好以下几点，或许会对外贸邮件回复率的提升有一定的帮助，我们可以来看一下。
首先，最重要的就是邮件的标题和主题的确定。邮件的标题最好简短而吸引人，以八个词以内为宜。因为，对于当今这个移动互联网非常发达的社会而言，电脑不再是阅读邮件的专属，智能手机也可以。如果邮件标题态度，在用智能手机等这些便捷式互联网设备阅读的时候，往往会自动收起或者隐藏后边多余的单词，让人第一眼看到邮件的时候，不明所以。而邮件的主题是一封邮件的灵魂，而这个“灵魂”只有一个就好，最好不要太多，否则会给人一种混乱的感觉。对于标题俗套，且主题不明的外贸邮件，客户不仅不会读完，而且会毫不犹豫地删除丢入垃圾桶中。因此，要想提高我们的外贸邮件回复率，拟一个别出心裁的邮件标题和简洁明了的邮件主题至关重要。
其次，在说话的时候，我们要委婉一些，不要一开始就给人一种推销的感觉。对于一些外贸新手来说，由于前期急功近利，他们在编辑外贸邮件内容的时候丝毫不掩饰对自己公司产品推销的愿望，甚至还未聊几句呢，在后面收尾的时候直接就开始跟对方商量预约见面的时间。这种营销语气太过明显的外贸邮件，一般会给外贸客户留下不好的印象。而且，人有时候就喜欢反其道而行之，你越是想让我买，我就越不买。本来很有实力的一个公司，很可能因为这封营销目的过度直白的外贸邮件，反而把自己拒在连客户合作的门外，那就太得不偿失了。
第三，我们在开始发送外贸邮件的时候，由于为了让对方知道我们是谁，是经营什么产品业务的，往往会做一个自我介绍。而这个自我介绍的描述长度也正是我们需要注意的一点。切忌不可长篇大论的介绍，或者用过多篇幅来夸自己，说我们公司或者产品是多优秀、多难得。毕竟我们的第一封邮件就是本着寻求合作而去的，相关深入的交流还需要进一步进行，在开始的时候就不吝惜大量辞藻来渲染自己的优点和优势，只会让客户觉得这是一封没有营养的邮件，同时也会觉得发这封邮件的人也很自恋，对于这样的邮件，他们不删除就不错了，还妄想收到他们的回复，那可能有些异想天开了。
最后，在发送一封邮件的时候，我们要做好充分的收集客户相关信息的资料，对客户公司有所了解。我们可以把这些内容巧妙运用到邮件内容中，简单提提客户公司的发展概况，在简单提一下与自己公司合作的话会给对方带来什么利益，从而抓住他们深入阅读的兴趣。同时，我们在言语表达上要注意措辞，禁止出现一些语法表达上的低级错误，会让客户觉得你这个人很不专业。同时，在构建整个邮件内容的时候，我们要注意客气说话运气的运用，让客户感觉到我们对他的尊重和重视，同时也为了他们做了很多提前的努力工作，从而赢得心里上的合作好感。
这些提高邮件回复率的方法我们可以借鉴一下，但也不要生搬硬套，毕竟有些时候要视具体情况而作出灵活调整，努力提升客户对邮件的回复率。
