插上U盘，选中桌面上的“欧洲客户名录.xlsx”，右键复制，粘贴，拔盘，全程不到十秒。
苏州一家做五金工具出口的工厂，去年就是这样丢了一批跟了三年的客户，等对方业务员开始给这些客户报价，才发现名单早走了。
安企神这类终端管控软件里的文件操作记录，就是为这种十秒钟准备的。
一、老板要看的是趋势，不是流水
记录一多，容易变成一堆没人翻的日志。老板真要看的只有几件：谁在动客户资料、哪个部门在集中往外发、有没有人半夜批量拷文件。
1、文件操作记录：新建、修改、重命名、删除、复制
用处在于把动作留下来：哪台电脑、哪个账号，对哪份文件做了新建、修改、重命名、删除、复制。业务把报价表改个名字再发出去，改名这个动作也在记录里。盯的是动作，不是文件内容。
2、文档流转日志：一份单子从建表到归档
作用是把散在各处的动作串成一条线：一份形式发票从业务建表、主管改价、单证打印、发给客户到归档，中间经过谁的手，日志里连得上。老板拿它看的是这份单子有没有绕开流程。
二、部门主管要查的是本部门的人
主管不该看全公司，也不需要看全公司。外贸公司里，业务一部的客户名录和二部的报价策略是两回事，查看范围按部门划开，只看到自己部门那一段。
1、文件上传下载记录：往网盘、往邮箱的每一次
上传下载记录按人、按时间段排：谁在什么时候把哪些文件传到了网盘，又从哪个系统取了什么文件。主管查本部门，翻的是这一份。跟单说“客户资料我没动过”，记录里的时间和文件名对得上，话就不用争。
2、文字复制剪贴和截屏记录：屏幕上的动作也在内
客户名录不一定整份拷走，复制几段、截几张图，一样能拼出来。文字复制剪贴和截屏记录把这类动作记下来：什么时间、在哪个程序里复制或截屏。某个账号这类动作突然变多，往往就是要注意的那个人。
3、日志审计：各类记录收在一处，加密留存
日志审计把文件操作、上传下载、剪贴截屏、打印、U盘这些日志收到一个地方，集中加密存放。主管不用在几台机器上各翻一遍，一个入口按人、按部门、按时间筛。
三、出了事，记录要能交到客户或律师手上
真到举证那一步，记录不是给自己看的。客户要说法、律师要证据、劳动仲裁要事实，拿出来的东西得能对上人、对上时间、对上文件。
1、按人拉时间线：谁、哪台机器、哪份文件
把一个人的记录按时间排开：几点登录、打开哪份报价表、复制到哪个目录、什么时候插了U盘、什么时候发出那封邮件。这条线对得上，事情说得清；对不上，只能自己认亏。
2、屏幕快照：屏幕上开过什么，图片里有
验厂资料、报价表被打开时屏幕上是什么样，光看操作记录看不出来。屏幕快照按设定间隔截图，屏幕上开过哪份文件、给谁看过，图片里有；真到了要举证的时候，图片和时间戳是一对。
屏幕快照兜的是记录之外的那部分：文件被拍照、被抄在纸上带走，动作不在文件里，画面里有。
3、留存的规矩：交得出去，也不乱给人
记录集中加密留存，谁能看、看到哪一层，按部门划开；真要交给客户或律师，导出的那一段是完整的，不掺别人的。交的是第三方认的东西，不是一张截图加一句“我们查过了”。
记录平时不起眼。事情闹大那天，能把人、时间、文件三样对上，话才说得响。
责编：小赵
