7.信件中主动语态运用太多。
在英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满we,i之类的人称的。相反要多用被动语态。比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说:
we’ll send you the samples tomorrow.
这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:
samples will be sent to you tomorrow.
用得是被动语态,人称就没有了。这些个招数还是建议外贸们学学的。
8.经常会问一些毫无意义的话。
像之前看到过do you want our products?这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。
假如客人说no,你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。
还有诸如:
do you interested in our products?
are you sourcing for *****?
how is your business recently?
would you like to cooperate with us?
这些都是毫无意义的话。
通篇来看,不知道有没有小伙伴犯过类似错误呢,有就赶紧改正哦!有错误不可怕,可怕的遇到错误避而不改。其实在写开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈,外贸小伙伴们是不是呢?
5.喜欢用奇奇怪怪的字体。
很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人,我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:arial,verdana,calibri,times new roman,也有一些用tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用pmingliu这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下:
dear c,
please help to send the samples to my hk office before this weekend.
thanks.
r
这就很明显了,客人用大写的目的是为了提醒并强调,必须要周末前寄出!可能这封邮件很简单,你不太容易忽视,但是如果一封很长的邮件,里面详细确认各种规格的时候,突然加了一句要你周末前寄样品,是很容易被忽略的。
6.喜欢用附件和图片。
附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。
第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里写明。一般这样写:
item: solar lantern with soft handle
model no.: hbc-294847/kt
description:……………..(把详细的规格写清楚)
package: color box
moq: 1,000pcs
pcs/ctn: 20pcs/ctn
ctn size: 50*40*1500px
gw/nw: 20kg/18kg
q’ty/20′: ….pcs; q’ty/40′: …pcs
loading port: shenzhen
payment terms: t/t, l/c, d/p, etc.
valid time: 60 days
fob shenzhen: usd2.39/pc
cif valencia: usd2.45/pc
3、炫耀自己的外语水平
有些刚入行的外贸菜鸟,总以为自己英语八级特别牛,给老外写email,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。
简而言之就是要言简意赅,通俗易懂。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!
这里分享一个应聘者的例子:
一般一些老外贸做到一定时间,颇有经验了就会招收助理,而email水平也就是考核之一。如,写一封邮件告诉客人mike,上次收到的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是abs,而是pp,价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽快确认,我们好采购原材料并安排生产。有一个应聘者是这样写的:
dear mike,
this is jenny from edf co. ltd. we’re so pleased to receive your samples.
i already sent them to our factory last week, and was informed the real material is pp,
not abs as you mentioned last time. what’s the matter?
i’ll give you reply as soon as we get the offer from the factory. it will take several days.
please be more patient. but they also told me, the raw material increased these days.
could you please confirm the price quickly after you get it?
we’ll purchase the raw material and do the production immediately!
looking forward to your reply. thank you!
best regards,
jenny
这封邮件写得好么?老实说还可以,虽然主动语态和人称多了点,但是内容都点到了,表达也算通顺,用的词汇也都是挺简单的,不难懂。但是不是有点啰嗦?如果能简单一点,是不是更好?
有经验的老外贸是会这么写:
hi mike,
samples received and already passed to vendor. the material was pp, not abs.
offer sheet is preparing and will be sent to you soon.
by the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price
confirmed.
we’ll arrange the mass production asap.
thanks and best regards,
这一封,几句话点到主题,表达清楚。所以,能用一句话表达的,千万不写两句,省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍,看哪句话可以删掉,哪句话可以换一种表达方式,少用第一人称,多用被动语态!等到你重新检查的时候,发现已经简单的不能再简单,没词可以删了,那就点“发送”吧~。只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”,这就是一封好的email了。
2、邮件内容过长
了解过国外客户特点的,应该都知道很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地设为垃圾邮件。再者,客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,试想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几m的附件,你会不会认真去看?
在很多西欧客人那里,一般处理每一封邮件的时间是2-3秒,也就是只扫一眼重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。也就是说,你的开发信要在那2-3秒的时间来吸引客户眼球。
3.长篇大论的公司或工厂介绍
很多外贸会在开发信中花长篇幅介绍公司或者工厂,实际上既浪费客人时间,也浪费自己时间。用简短的话语概括下公司或者工厂情况就可以了,如以下的:
“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得iso9001:2000质量体系,严格按照5s管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户…”
诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂, 第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。那正确的该写些什么呢?
如果公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以。如:
we supply solar lights for home depot with high quality and competitive price. hope to cooperate with you!
简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。所以,外贸小伙伴们,如果客户一直没回复,就检讨下是否自己在开发信中过于啰嗦了?
我们是外贸人,那英语水平自然是我们通往成功的必不可少的神器,可是遗憾的是,在我们读大学期间,都没有一本教材教我们如何正确的翻译,所以,有些邦友在与客户沟通的过程中,难免就会有很多误解,以致于客户拍拍屁股走人了,你还一头雾水,一脸的茫然呢!
今天我跟大家分享一个翻译的小小技巧,让你的英语水平起到立竿见影的升华!
大家在别的文章里见过我的英语,也就那么马马虎虎,不是谦虚,是真心话,里面也有语法错误。可是我想表达的是,无论是英语还是汉语,我们的目的是沟通,沟通沟通,沟了就要通,沟了不通就不叫沟通!在我的英语里,是很难发生误会的,这就达到了沟通的目的!大家都是讲中文的,如果你进行正规的中语法考试相信90%以上的邦友中文都无法及格!
那天无意中看见一个邦友写了一句英语,让我看见了冰山一角,其它邦友也会存在相同的问题。事情是这样的,一个热心的网友说只要安装了一个软件,就能顺利使用谷歌进行搜索了,很多邦友表示不行,用不了,还是不管用。其中一个网友就说了:I CAN'T USE IT, WHY?如果老外看见这句话,他会问:WHY YOU CAN'T USE IT?你可能也蒙了,回答说:I JUST CAN'T USE IT, I DON'T KNOW WHY.老外更生气了,说:SINCERE YOU DON'T KNOW WHY, WHO KNOWS?你也更蒙了,问:WHY YOU SAY SO?老外彻底的被你气疯了,只能说:OK, LET'S FORGET THIS!然后掉头了。
这个邦友想表达的是,我装了这个软件,还是不能用,这是为什么呢?可是英语却不能说I CAN'T USE IT, I CAN'T USE IT的意思是说:我不能用,为什么不能用呢?因为我用了有人会打我,我妈妈会骂我,或者会中毒,或者我很害怕用它等客观原因,是因为自身的原因而不能用它。
因为各国文化的差异,所以在翻译方面要讲究技巧的,这个技巧就是:语内翻译-语内翻译;语际翻译-语际翻译。就是说,第一步,你要进行语内翻译,语内翻译,就是指同一种语言的翻译,像刚才那个例子,我们是要将中文翻译成英文,所以第一步是将中文翻译成中文,也就是用另一种相同的意思将原中文表达出来。原中文意思是:我用不了啊!翻译过来的中文就是:这个软件不管用啊?第二步是语际翻译,就是从一种语言翻译成另一种语言,将这句话用中文翻译成英文,就是语际翻译,这句话应该翻译成:IT DOESN'T WORK, WHY?
当然,你如果要将英文翻译成中文,也同样要进行英语-英语,英语-汉语的这个过程,才能正确无误的表达出原文的意思。
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昨天我大概看了一下新手发表的问题,很多是关于客户退信的问题,今天在此做全面的分析。
我从2005年开始从事五金冲压模具的外贸工作,就在2005年我注册了上百个免费的b2b平台,那时也只知道b2b,也有用不完的劲,也没有人教,每天就这么重复着简单的事情。那时的b2b免费的还有些效果,时不时还会有客户来找我报价,也做成了几笔订单,其中也找到了一个全球第五大汽车配件公司中国分公司,至今每年还下上千万的单给我以前那个公司。但是现在的免费b2b已感觉不到效果了,因为很久没有客户来找我报价了,相反的,每天会收到很多电话与邮件,问我需不需要开啊?有没有旧设备卖啊?是否需要贷款啊?等等信息,不过我已习惯了,只当没发生,可是我前任老板可受不了,那是2009年的事情,他经常会接到一个电话,问他要不要卖旧设备,开始的时候,他很耐心的回答说不卖,以后别打过来了,一个月,三个月,一年,两年,日复一日的接到这样的电话。有一天,可能因为公司的事情让他很烦,这时一个倒霉鬼打来电话问要不要卖旧设备,我老板说要卖,于是那人很兴奋的来到了公司,见了面,打了招呼,问老板哪些设备要卖?老板二话不说,一拳打在那人的鼻子上,将那人打倒在地,并扑上去继续殴打,被员工们拦住了!可见,客户对于垃圾信息的反感是多么的强烈!
一般的公司不会公布采购的邮箱,所以你的邮件多半是发到客户的业务员那里去了,你也是业务,你每天都为找不到客户烦透了,这时如果有人来邮件或者电话,问你要不要卖旧设备?你如何感想?
所以,第一个最可能客户没有回复你的原因,是因为你将邮件送给了错误的人!在本文的最后再说解释方案。
接下来,我们假设你找到了正确的人,也就是客户的采购员,发邮件给他,来看看他为什么没回你的信吧!
在另一篇文章里我提到一句话,站在对方的立场想一想!这句话很简单,但你会用了吗?
好,我们现在就假设,我们不是业务员,而是客户公司的采购员,来摸拟一下我们找供应商的场景!还是以我们五金冲压模具为例。
我们是生产汽车零部件的公司,我是彩购员george,一大早准时来到公司,习惯性的打开电脑,再打开公司的邮箱,和往常一样,很多新来的邮件,我知道有很多中国供应商想做我们的订单,可是我们现在不在中国采购啊?将这些邮件一律删掉,等以后需要的时候再说吧!
又过了几个月,公司也需要在中国找供应商了,可是,我认为以前那几个老的中国供应商还不错,嗯,不但质量交期价格都是公司认可的,而且一直合作得不错,我有什么理由给自己找麻烦,扔掉老供应商去找一个毫无把握的新供应商呢?好,就这样决定,给老供应商做吧!
又过了几个月,公司的生意越来越好或者老的供应商出现了安全或者质量等严重问题,必须要在中国找别的供应商,才能保证本公司的正常运转!
哦,对了,每天会有很多中国供应商发邮件给我,看看吧!把这些邮件归类!
这一类邮件,是供应其它产品的,不是模具,删掉。我就奇怪,为什么我们要采购汽车冲压模具,可是那些供应商对我们公司一点儿也不了解,这简直就是牛头不对马嘴嘛,他们应该把邮件送到正确的公司的采购那里去才对,真是浪费我的时间!
这一类邮件是供应模具的,嗯,慢慢打开看!
第一封邮件,哇,有附件呢!会不会是木马呀?真可怕,赶紧删掉!
第二封邮件,英语水平太差,不知道他在讲什么,以后在合作的过程中必定有许多误会,出了事情我可担当不起,删了。
第三封邮件,太长了,看得头晕,看完了我都不知道他在说什么,都没说到重点,也没有一句让我感兴趣的话,删了。
第四封邮件,一来就夸大他们公司的产品,并多次提到买他们模具的好处,行销欲望太过强烈,这样的人不够沉稳,不结交的好,删掉。谁在第一次与女朋友见面就要求上床的呢?莫名其妙!
第五封邮件,连个公司邮箱都没有,这样的小规模公司没有保障,万一出了问题我找谁去啊?起码得让我在他们公司的网站上了解一下嘛!删了!
第六封邮件,什么?太让人生气了,这个公司竟然与我的死对手在合作!有我无他,有他无我,删了!那些在我面前提到这个公司名字的供应商,一律进黑名单!
第七封邮件,虽然这家公司也是做汽车模具的,但是他们的经验不足,只有2年的时间,这封邮件先这这里看看再说吧!如果实在找不到更好的供应商,再考虑这家公司。
第八封邮件,哇,这正是我要找的供应商啊!
dear sir,
how do you do?
i got your contact info from
we produce stamping dies for automotive industry for more than 10 years, if you are interested in it, please visit our website at
if this e-mail goes to your mail box by mistake, i apologize. please forward this e-mail to your purchasing agent, your kind help will be highly appreciated!
he a nice day!
your sincerely
george xie
company name: tata tool co.,ltd.
add:
tel:
fax:
cell:
e-mail:
website:
这封邮件客气地请收件人将此邮件转给他们公司的采购人员,这句话必不可少,还有个方法就是通过收件人邮箱的后缀进入客户的公司网站,看是否有运气查到他们采购的邮箱!
我讲个笑话,大家又要说我傻,如果我生病了,去看医生,一见医生就问:快开药给我吃吧!我难受死了,我真希望吃了你开的药马上就会好起来!
我们很多新外贸就在犯同样的错误,很多问题都是问为什么我的邮件客户不会理?这句话足以让我知道为什么客户不会理你的邮件了,表达完全不清楚!
如果我是新外贸,我会这样来描述我要问的问题:
我是做五金冲压模具的,刚接触外贸,没有付费的广告,公司也没有网站,有什么样的设备,规模大概多少人。然后我再把我的开发信像上面我写的那样发出来给大神们看,哪里写得不对,并希望给予指正。在这里是越详细越好。
因为在外贸邦里,做外贸的人可以说是各行各业,只有同行的人可能会帮到你最多,我是做五金冲压模具的,如果你是做国际货运的,那我可不敢毛遂自荐来给你什么意见了!这样你问的问题就石沉大海了,你自己还不知道是什么原因呢!
每天进步一点点,让我们的人生更完美!我们就会越来越成功!加油!
apologize