外贸企业中，涉及跟单的部门很多，要如何保证外贸订单能够准时交付？款项及时回笼？这都是外贸跟单过程中需要解决的问题。因此，需要借助专业的外贸ERP系统，来实现外贸订单动态跟踪管理。
外贸订单动态管理模块，是目前外贸公司中外贸ERP系统重点使用的功能。因此，用“外贸订单全流程的管控”描述更为确切。ERP包含不仅限于外贸订单管理业务中的询报价、订单、合同、采购、单证、费用等环节管理；基础资料部分包含不仅限于客户供应商；提供多种单据格式和利润分析，交货流程实时跟踪，让外贸业务员及管理者，随时随地掌控订单状态，了解已出与未出状况，为快速对订单利润作预估提供依据。还可以与海关数据、生产、库存、财务、OA等第三方系统软件无缝衔接，打通数据壁垒，快速将订单讯息转到各个环节模块组件上，让各个部门的数据快速联动起来，可随时了解订单产品的库存量等。
汇信外贸订单管理系统，主要涉及到以下几个模块：
1、询报价管理：通过供应商模块的数据调取，了解到经销商、厂家、供应商等提供方价格情况；在根据买方的实际需求，生成价格单，快速高效的提供给客户。
2、跟单管理：对订单执行过程采取可视化管理，根据权限不同，老板可以全局查看，业务员对自己在手订单的进度轻松掌握。
3、合同审批：系统根据合同数据，将订单产生的采购及各种费用成本进行预估，通过系统随时随地查看审批，规避价格错报风险。
4、客户供应商管理：对于产品质检环节严格把控，考核厂家交货期的准确率，优化产品供应链。
5、库存管理：动态实时获取库存商品数量，高效规避库存占用情况，助力外贸企业减低库存成本。
6、单据管理：外贸订单的任何交易，都会存在多币种转换的问题，因此在单据制作过程中，要保证有常用的货币支持切换；决策支持，数据分析BI功能，随时了解客户的历史交易情况，以及不同产品项目的销售策略，透过订单的成本利润分析，让不同成本计算的订单利润一目了然。
7、BI决策分析管理：每笔订单需要通过直观数据，将情况反馈到每个流程环节的负责人权限账号中，为外贸业务发展决策和市场规划，提供数据分析依据；采购人员可以即时了解到与供应商之间的过往历史交易价格；订单与采购单快速便捷地进行分批处理交货。
目前市面上的外贸管理系统，在通用订单管理方面大同小异，但是操作和软件技术服务方面却天差地别。汇信建议初次上软件，或者想要换软件的外贸公司，在软件选购时需要对软件的技术服务上做全方面的了解，包括软件支持什么样的使用形式、多少种语言切换、服务过哪些贸易形式的企业、市场体量，口碑等。
客户及订单跟踪节点预警提醒
做外贸业务的过程中，琐碎的事情较多，做某件完整业务的时间多数都是碎片化的，经常会被某个客户插进来的事给忘记原本要继续的事情。预警提醒功能对外贸人来说，有非常广泛的实际应用。
当业务员工作量比较大时，很容易出错遗漏，汇信的预警提醒功能，针对不同权限岗位的使用人员单独设置提醒，每次打开系统的时候，会自动弹窗提示。结合控制台的日程管理功能，实现事事有安排，避免遗忘遗漏的情况。
