随着全球经济的不断发展和贸易自由化程度的提高，我国工艺品出口贸易面临着广阔的市场空间和良好的发展机遇。同时，我国工艺品以其独特的文化内涵和精湛的制作工艺，赢得了全球消费者的喜爱和认可，为我国外贸发展作出了重要贡献。
但是对于工艺品外贸公司内部而言，存在着业务与工厂管理衔接松散，数据传递沟通不及时，对市场反应迟缓；整体业务流程管理混乱，整体运行成本高；岗位职能不清晰，资源数据难共享；各个流程环节各自为政，前后流程衔接不上，整体组织统筹运作效率低。
企业整体效率低下，人力、物力资源浪费严重，仅通过Excel表格和认为监督管控各流程环节的推进，力度和及时性远远不够，制约了企业的行业竞争力。主要存在以下几个方面的问题及难点：
1、协同能力差效率低。外贸客户来询盘，报价数据不统一，手动操作易出错、订单制作用时长；产品、客户、销售、生产、采购、库存等各环节数据不互通，形成了信息孤岛，导致研发、生产和销售不匹配，无法确保订单按时交货。
2、样品进度难把控。样品送样、打样进度跟踪不及时，开发费用（材料费用、人工费用等）项目分散难管控。
3、数据录入不规范。人工手动记录材料数据不规范，经常出现错录漏录；库存信息不同步，漏采购多采购。
4、生产进度无提醒难跟进。生产管理混乱，进度情况不知道应该催哪个车间，哪个供应商？成品存放情况不清楚，客户催单也不知道是否有库存，要去哪个仓库找。
这就需要通过外贸软件进行数字化管理，让各个流程环节有序及时的推进，提高工作效率，降低企业成本。但对于外贸老板来说，企业进行数字化管理升级，还有许多顾虑。
问题一：多个外销合同是否可以通过软件生成一个采购合同？
解决方案：外贸软件可以实现多个外销合同生成一个采购合同。在业务管理中【采购合同】模块，通过导入之前多个外销合同，自动生成采购合同。
问题二：业务员都有各自负责自己的采购，当A业务员和B业务员同时向X工厂采购时，A、B业务员的采购单是否能够通过软件合并？
解决方案：若公司业务采用的是一单到底，那么，每个业务员名下的采购订单需由工厂进行合并；若公司的外销和采购是由专人进行负责的，那么，每个业务员名下的采购订单可以让采购员通过软件中的采购计划，“一对一、一对多、多对一”进行采购计划的合并和拆分。
问题三：外贸软件中，关于订舱单和面向工厂的发货通知单，是如何实现的？
解决方案：在【单证制作】模块中，设有装船通知单和要货单，也就是“订舱单”和“发货通知单”，软件支持格式修改，可以根据实际的格式要求进行个性化制作。
问题四：外销合同中，还有多少没有采购，这个在软件中如何查询？
解决方案：有两种查询方法：一种是，通过统计查询功能；另一种是，通过外销合同下所显示对应的采购记录。
问题五：外贸软件中关于索赔是如何管理体现的？
解决方案：外贸软件【售后管理】模块中，可以记录索赔客户、索赔时间、金额、销售和采购合同号、工厂等信息。
问题六：业务员如何通过软件认领水单？
解决方案：业务员是通过自己的发票来认领水单的。如果一笔水单对应多个发票，系统可显示认领业务员、已认领金额和未认领金额。
问题七：如何通过软件统计每一单的收付情况？每一个业务员的收付情况？
解决方案：通过统计查询功能，对每一单的收付情况或每一个业务员的收付情况进行统计的。
