出口退税函调是税务机关的一种常规核查手段，主要是出口退税申报所在地的税务机关向该申报退税的出口企业的供货商所在地的税务机关发函，征询该出口货物交易“四流”（即合同流、资金流、货物流、发票流）的真实性，调查供货商是否有偷逃税款等违法行为。
接受函件的税务机关会根据实际核查情况进行回复，协助核查。其实质是国家有效防范和打击骗取出口退税的一种手段，对于维护正常的税收秩序、保障国家税收安全有着重要意义。
出口企业在什么情况下会被函调？
在正常情况下，一个出口企业每年会被函调一次。当然，如果税局认为风险较高的企业，也有可能会多次函调。出口退税函调属于比较正常的现象，只要你的外贸交易真实合法，资料完整，函调是没有任何问题的，只是退税时间相对会延长一些。
出口退税过程中，哪些情形需要进行函调？
1、从同一供货企业购进商品的出口业务，连续6个月累计申报退税额超过50万元且同时符合下列条件：
1) 出口企业为一般风险出口企业。
2) 供货企业一般风险级别为二级以上。
3) 出口商品一般风险级别为三级以上。
2、从新增供货企业购进一般风险商品，自首次申报之日起连续6个月内，累计申报退税额超过50万元的。
3、出口一般风险商品，本月申报的退税额超过50万元且环比增幅超过100%的。
4、跨商品大类出口一般风险商品，连续6个月累计申报退税额达到50万元以上的出口企业，从同一供货企业购进一般风险商品累计退税额超过10万元的。
5、外贸综合服务企业申报代办退税的，委托其代办退税的生产企业出口商品跨大类的。
6、税务总局规定的其他企业。委托代办退税的生产企业视同外贸综合服务企业的供货企业，符合上述条件的，也是发函调查的对象。
税局对函调资料主要看什么？
销售：销售产品与开具发票是否一致，货款是否收齐，资金流是否正常（发票，合同，送货单，收款水单）；
税负率：税负率是否符合当地行业标准，以及是否有拖欠税款的问题（月度申报表）；
原材料＆委托加工：原材料成本率占比，合同、送货单齐全性、进项配比合理性（发票，合同，送货单，付款水单）；
运输：运输资料的完整性、合理性作为协查资料中的货物流；
数量单位：要求合同、发票、报关单、送货单上所列的信息保持一致；
发货时间：产品发货时间不能晚于出口时间；
运输情况：如运输方式由购方负责，则直接填写购方自提。
出口企业如何应对退税函调呢？
以下是处理出口退税函调的要点：
1.收到函调通知
及时响应：企业收到税务机关的函调通知后，应立即组织财务、业务人员梳理相关资料，明确函调涉及的业务范围和时间节点。
准备材料：根据函调要求，准备完整的业务资料，包括采购合同、发票、报关单、物流单据、资金流水等，确保“四流一致”（合同流、发票流、资金流、货物流）。
2.配合税务机关核查
实地核查：若税务机关要求实地核查，企业应积极配合，提供办公场所、仓库等场地，协助税务人员核实业务真实性。可能涉及询问企业负责人、财务人员，检查生产设备、库存等情况。
书面说明：针对函调事项，企业需出具书面情况说明，阐述业务背景、交易流程、资金往来等情况，强调业务的真实性和合法性。
3.复函结果处理
业务正常复函：若复函显示业务正常，税务机关将按规定办理出口退税手续。
存在疑点复函：若复函指出存在疑点，企业需进一步补充资料或说明情况。已退税的，可能暂扣其他应退税款，待再次复函后处理。
不予退税复函：若复函认定不予退税，企业需配合税务机关追回已退税款，或按内销处理补缴税款。涉嫌骗税的，将依法严肃处理。
4.日常风险防控
规范业务操作：选择信誉良好、风险低的供应商，避免频繁更换供应商或出口高风险商品。
完善单证管理：妥善保存备案单证、收汇凭证等资料，确保业务全程可追溯。
定期自查：企业应定期开展内部自查，及时发现和纠正潜在风险点。
出口企业在面对退税函调时应保持冷静，严格按税务机关要求提供完整的业务资料并积极配合核查，日常需规范做好备案单证和收汇凭证的归档管理，确保在税务核查时能充分证明业务真实性。
作为跨境财税服务领域的专业机构，易税通可为企业提供出口退税函调的专业应对方案及财税优化服务，助力企业高效完成税务核查。
