3.支持性文件
文件规范与要求
支持性文件是证明贵公司对其社会责任管理体系声明的关键。因此，确保贵公司所提供的文件与评估问题高度相关非常重要。
文件应具有良好的质量，并为问卷中的某一给定的声明提供清晰且直接的证明。
有效的支持性文件应具备： 提供符合这些原则的文件有助于贵公司证明其积极地通过一个可靠有效的系统来管理广泛的可持续性风险。
我应该在提供文件时注意什么？
相关性
时效性
可信性
• 与相应的评估范围相关，且包含公司名称
• 与一个或多个EcoVadis评估标准相关
• 有关政策和行动的文件，不超过八年
• 有关结果/KPI报告的文件，不超过两年（适用于当前和过去的评估文件）
• 形式正式且完全融入公司的企业社会责任管理体系中
• 真实、预先存在且内容完整。我们不接受为EcoVadis 评估而特地创建的文件
检阅文件的关联性
文件不合资格
出现资格问题的常见原因：
1. 该文件未提供与企业社会责任管理体系相关的信息，或与EcoVadis评估标准无关（例如ISO 9001证书、质量管理文件、慈善宣传手册、内幕交易政策等）。
2. 该文件所包含的企业社会责任信息来自评估范围之外（例如由姐妹公司、外部公司、供应商、贸易伙伴或客户等出具的文件）。
3. 没有充分证据证明该文件属于被评估公司（如无公司名称）。
4. 政策文件没有发布/复查日期，或是在提交前1个月内发布。
5. 该文件已过时⸺管理体系文件必须定期更新以确保有效。作为一般指导：
a. 报告不应早于两年（例如，2019年的 KPI 数据在
2022年就会被认定过时），且 KPI 应至少包含连续两个月的数据。
b. 所有其他文件应至少每八年审查一次。
c. 如有文件具有失效日期，则文件将在该日期后被视作无效（如证书）。
文件不完整（例如，文件仅包括封面、截图、照片等）。
6. 文件被合并⸺多个文件被合并到一起且作为一个支持性文件上传（例如，环境政策、风险评估和培训材料的合并）。
