报税文件保留：重要性不可小觑
在美国，无论是个人还是企业，报税都不是一件一了百了的事情，报税文件的保留有着极为关键的意义。从个人层面来说，这些文件是个人财务状况的有力证明。就拿申请贷款来说，银行可能会要求查看过去几年的报税文件，以此评估你的收入稳定性和还款能力 。如果你能及时、准确地提供这些文件，无疑会为贷款申请加分，提高获批的成功率。再比如申请某些政府福利时，报税文件也是审核的重要依据，关乎你是否符合资格。美国对于报税文件的保留期限有着明确且细致的规定，总体上可以分为 3 年、7 年、永久保留这几种常见情况 ，但每种情况都有其特定的适用条件。
需保留 3 年的报税文件
常规税务文件
在众多需要保留 3 年的报税文件中，W-2 表格是最为常见的一种，它由雇主发放给员工 ，详细记录了员工在一个纳税年度内的工资、小费以及其他形式的报酬，同时还包含了雇主代扣的联邦所得税、社会保障税和医疗保险税等信息。对于上班族来说，W-2 表格是申报个人所得税时最重要的基础文件之一，通过它，IRS 能够清晰地了解员工的收入和纳税情况。
1099 表格也是常见的税务文件，它涵盖了多种非雇员收入的报告 。比如1099-NEC用于报告非雇员的劳动报酬，适用于独立承包商和自雇人员；1099-DIV 用于报告从股票、基金、债券等投资中获得的股息收入；1099-INT 记录从银行存款、债券和其他金融产品中获得的利息收入等。不同类型的 1099 表格，反映了纳税人多样化的收入来源，对于全面准确地申报收入起着关键作用。
还有1098表格，其中最常见的是1098表格用于显示纳税人支付的房贷利息金额 ，这对于拥有房产并背负房贷的纳税人来说至关重要，房贷利息在一定条件下可以作为税前扣除项目，减少应税收入，从而降低纳税金额；1098-C表格则用于申报向合格的慈善机构捐赠汽车、船只或飞机的扣除，并且价值超过500美元时使用，这类捐赠也能享受相应的税收优惠政策 。这些常规税务文件，在纳税人的报税过程中不可或缺，它们共同构建了 IRS 审核纳税人税务情况的重要依据，所以需要保留 3 年，以应对可能的审计。
收入与扣除相关文件
除了上述常规税务文件，能证明收入和可扣除项目的文件也需要保留 3 年。工资单是证明收入的直接文件，它详细记录了员工每次的工资发放金额、扣除项目等信息，与 W-2 表格相互印证，确保收入申报的准确性。捐赠收据也是重要的扣除证明文件。在美国，向符合条件的慈善机构捐赠可以享受税收减免政策 ，纳税人在报税时需要提供捐赠收据作为扣除依据。医疗费用单据同样不可忽视。如果纳税人的医疗费用支出达到一定标准，部分费用可以在报税时作为扣除项目 。保留医疗费用单据，如医院的收费发票、药品购买凭证等，能让纳税人在申报时准确计算可扣除的医疗费用金额。
需保留 3 年以上的报税文件
特殊情况延长至 6 年
对于自营业主、小公司经营者或收入来源复杂的个人来说，税务情况往往更为复杂。自营业主的收入来源可能涉及多个项目，如产品销售、服务提供等，每一项收入都需要准确记录和申报 。小公司经营者除了日常的业务收入，还可能有投资收益、补贴收入等。收入来源复杂的个人，可能同时拥有工资收入、兼职收入、投资收入等多种类型。
这些人群如果漏报收入超过应报收入的25%，法律追诉期就会从3年延长至6年 。这是因为他们的税务情况本身就存在更多的不确定性和复杂性，漏报收入的风险相对较高。一旦被 IRS 发现漏报问题，6 年的追诉期能够确保 IRS 有足够的时间进行全面审查，核实真实的税务状况，避免国家税收流失 。所以，为了应对可能的6年追诉期审查，这些人通常应将1099号码、收据和其他业务开支记录等相关文件保存至少6年。
7年保留期的文件
当纳税人持有无价值的股票及证券时，意味着这些投资已经失败，资产价值归零。在报税时，纳税人可能会就这部分损失申请税务减免，以减少应税收入 。为了证明这部分损失的真实性和合理性，相关的税表和税务材料就显得至关重要。同样，对于无法偿还的坏账，纳税人也可能申报税务减免 。例如，一家企业向客户提供了货物或服务，但客户由于各种原因无法支付款项，最终这笔账款成为坏账。企业在报税时，若要就这笔坏账申请税务减免，就需要提供与该笔交易相关的合同、发票、催款记录以及证明客户确实无法偿还的文件等 。这些文件能够清晰地呈现坏账的形成过程和原因，帮助 IRS 确定减免的合理性。所以，与无价值股票及证券、无法偿还坏账相关的税务减免文件，需要保存 7 年，以满足 IRS 可能的审查需求。
长达 10 年保留期的文件
美国居民（满足公民、绿卡或实质居住测试）以及非居民在外国工作或有外国投资收入时，面临着复杂的国际税收问题 。他们不仅要向收入来源国缴纳所得税，还要向美国缴纳所得税，这就容易导致双重征税的情况 。为了避免双重征税对纳税人造成过重的经济负担，美国允许纳税人向国税局申请境外税收抵免 。如果纳税人申请了某一年的境外税收抵免，后续可能会因为各种原因改变主意，或者发现之前的抵免申请存在问题需要更正 。在这种情况下，纳税人有 10 年的时间通过提交修改后的申报表来重新申请抵免，或者更正之前的抵免申请 。这就意味着，与境外税收抵免相关的支付外国税款的文件以及其他相关材料，必须至少保存 10 年 。
永久保留的关键文件
出生证明是个人身份和年龄的重要证明，它记录了一个人出生的时间、地点、父母信息等关键内容 。在个人的成长过程中，无论是入学、办理身份证、申请护照，还是在涉及法律事务、继承财产等情况时，出生证明都是不可或缺的文件 。死亡证明则是对一个人死亡事实的官方确认，在处理遗产继承、保险理赔、注销户籍等事务时，死亡证明是必不可少的依据 。结婚证书是婚姻关系成立的法律凭证，它确立了夫妻双方在法律上的权利和义务关系 。在涉及财产分配、子女抚养、移民申请等事务时，结婚证书都发挥着关键作用 。离婚证明则是解除婚姻关系的法律文件，它明确了夫妻双方在离婚后的权利和义务，如财产分割、子女抚养权归属等 。社会安全卡记录了个人的社会安全号码，这是美国用于标识个人身份和纳税的重要编号 。在就业、报税、申请社会福利等方面，社会安全卡都扮演着至关重要的角色 。房地产文档包括房产证、购房合同、房产交易记录等，这些文件是证明房产所有权和交易合法性的关键依据 。在房产买卖、抵押、继承等过程中，房地产文档是必不可少的 。这些文件涉及个人和家庭生活的核心事务，对个人的身份认定、权益保障以及财产传承等方面都有着深远的影响 ，所以需要永久保留，以备不时之需 。
保留报税文件的实用技巧
数字化存储
在数字化时代，利用现代技术手段对报税文件进行数字化存储是一种高效且便捷的方式。如今，市面上有许多功能强大的扫描软件，这些软件具备先进的光学字符识别（OCR）技术，能够快速、准确地将纸质文件转换为电子文本，方便后续的编辑和搜索。云存储服务也是数字化存储的重要选择，它们提供了大量的存储空间，用户只需将扫描后的报税文件上传至云端，即可实现随时随地访问和管理。而且，云存储服务通常具备数据备份和同步功能，即使本地设备出现故障，文件也不会丢失。
分类整理
对报税文件进行合理的分类整理，能够大大提高查找和管理的效率。一种常见的分类方式是按年份进行分类 ，每年创建一个独立的文件夹，将该年度内所有与报税相关的文件都存放在这个文件夹中 。这样，当需要查找特定年份的报税文件时，能够迅速定位到对应的文件夹。
也可以按照文件类型进行分类。将所有的税务表格（如 W-2、1099 等）放在一个文件夹，收入证明文件（工资单、投资收益报告等）放在另一个文件夹，扣除项目相关文件（捐赠收据、医疗费用单据等）再单独分类 。这种分类方式便于在报税或应对审计时，快速找到同一类型的所有文件 。比如在申报慈善捐赠扣除时，直接打开 “扣除项目相关文件” 文件夹，就能轻松找到所有的捐赠收据。还可以将企业报税文件、投资相关文件等按照业务领域进行分类，使文件管理更加有序，提高工作效率。
