一、对象
写开发信时，业务员要明确自己的销售的对象是哪些。为了不是漫无目的的去发送信件，在写信时先去获取一些潜在客户和已有客户的名单，获取名单之后要分析名单中的客户自身情况，进出口数据如何。对客户进行一个系统分类，建立起属于你自己的农产品客户的数据库。
根据客户的商业形态和商业文化大致分为两大类。
1.商业形态
这类的客户也能细分为很多种，像沃尔玛、家乐福这种大规模的厂商就是零售巨头，这类大商场一般都是直接去工厂内或者农场内直接进货；还有一些中规模的零售连锁店，这些店都是利用代理采购，自身很少会主动去进货；专业从事农产品进出口商，将国内的产品进行外销或者将国外的产品引进；剩下的就是一些单独的零售商、个体户等，这些客户虽然有采购意向，但是往往订单数量不会很多。
2.商业文化
通俗的讲就是不同国家的不同文化。每个不同国家的习惯、信仰、喜好、禁忌、性格等都有所不同，有时候面对这些不同的客户的时候，虽然销售的是同一产品，用的套路和态度有时候是有天差地别的，想要进军各国的市场，必须要写出不同个性和侧重点的信件，缩小你的客户群体，这样才能有针对性的开发。
二、标题
之前文章也写到了，一封开发信的点睛之笔就是标题，标题写得好就已经成功一半了。尤其是这种农产品，更是要注重标题方面。写标题，要先研究客户看邮件时的心理活动，判断哪些信息是能被吸引的，明确你的主题。这里就不细讲了，有兴趣的可以去翻一下之前我写的关于外贸开发信标题的文章。
三、正文
正文中有三大要点是你必须要写出来的：优势、说服、激励
优势：
很简单，既然是做生意，肯定是要说明你的好处在哪里，你的产品比其他供应商得区别在哪里，有哪些优势，和你合作我能获得哪些利益。利益永远是摆在第一位的。展示你的优势最好的方法就是将所有优点列出来，再根据客户的不同类型进行一个重点排序或者删除添加，这样客户看起来简单明了，如果有的话最好是加一些实质性的有说服性的示例在每条优势的后面。很多业务员在正文都喜欢写一些白话，一直在夸大自身产品怎么怎么好，说千言道万语还不如一个真实买家的肯定评语。有了前面客户的好评，那客户对你肯定放心很多。在介绍产品的时候也可以具体描述一下产品采用了哪些工艺，有哪些认证证书。把一些实质性的东西摆上去，客户自然也会对你印象大增。
说服：
说明了自身优势之后就是要说服客户来我们这里订购了。国外的客户是非常看重诚信问题的，你可以先强调诚信这方面觉得没问题，说到就是做到；信件回复要快，别管客户回复你的速度是快是慢，在客户回复你的第一件内就要写出一封快速有效的信件回复过去，这样客户会觉得被尊重被重视了；会提供好的样品；信息掌握全面，对客户提出的问题能很好地解决；等等一些问题，这些问题都是要企业平时去总结的。把这些做好，客户不仅会信任你，更会觉得你是一个很好的合作者。
激励：
在和客户说了这么多，做了这么多工作，目的肯定是要让客户愿意下单。所以激励客户能快速的下单也是非常重要的，缺少了激励的话，客户有时候虽然知道你的产品，对你的产品感兴趣，也可能会先把你放一边，而不是第一时间联系你，久而久之可能有意向也会忘记了。所以一定要想办法让客户愿意快速的回复你的邮件。
我们可以在信件里加一些限定条件，让客户感到紧张感，可以有时间限制，过期不候，也可以是限时折扣，或者说产品在升级，现在还能原价购买，升级后不会额外收费，如果等升级之后的话就要花费更多的前来购买了，或者赠送一些礼品之类的，刺激客户的方法有很多种肯定不止我提及的几种，更多的还是看各位外贸业务员平时的灵活运用，很少有客户会在第一次就直接下单的，更多的还是要去多多跟进，多去刺激一下才会下单。反正先把他们的兴趣勾起来，后续慢慢的往成单方向去引就行了。
除了上面提及的方面要注意之外吗，还有一些沟通中的细节也是我们在写外贸信需要注意的
1.套近乎
写的时候如果知道名字的话最好，直接Dear XXX，装作你们很熟的样子，给客户一种亲切感，该正式的时候正式，不要一味的古板不变，不然客户可能会觉得你太严肃不好说话。
2.换位思考
开发信是说服客户来你这里采购，所以在写的时候要让客户觉得你在为他考虑，这个时候就可以多用客户的语气，多用you这样的称谓。
3.能文字表达尽量不好带上附件
我们在生活中如果收到邮件或者文件看到后面有的附件都很少愿意去打开附件来查看，因为觉得很麻烦，并且认为附件中的内容不太重要。外贸客户他们也是很忙的，没有太多的精力会去打开你的附件来查看，所以如果不是必要的情况下，能用文字表达的话就写出来，重点加粗一下，或者注释一下，尽量不要采用附件的形式。
4.多样格式版本
客户肯定不止一种，那开发信也不能只准备一种，平时多去收集准备一些开发信的版本形式，根据不同客户的习惯采用不同的版本。
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