外贸邮件回复

开篇：邮件不是你回复的好客人就会下订单给您，但您回复的不好肯定不会得不到客户的订单。


（一）、回复技巧
1.回复时间注意事项：
今天的今天一定要回
香港、台湾、韩国2个小时内回复
澳大利亚收到后马上回
欧洲下午三点前一定要回
美国下班前回
（根据各国的时差和工作习惯统计）
注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回
2.回复原则：
1）Clearness(清楚)
2）Concisenes(简洁)
3）Courtesy（礼貌）
3.案例分析
第一回合
1）需要思考的问题：
专业度professional(多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度)
满足需求度meetdemands
体现诚意showyoursincereity
2）回复邮件注意点
规范的格式（段落,语法,大小写,拼写,…….）
主题Subject——点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品）
问候语——礼节、呼应
有问必答——不能回答要给客户解释
重点突出，意思明确
落款——要有完整称呼
第二回合
询盘回复
专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整
专业图片——清晰、方便浏览和接收
向客户提要求——审慎，tellwhy
前瞻性——专业的最好体现
语气——会影响全局
几个回合后
客户来邮件后
客户有多个问题，一一作答，条理清楚
客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）
涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及
减少邮件往来的回合，提高效率
4.公司介绍
公司介绍怎么写？
公司介绍三行Howlong?When？What？
三行最适合且要有独特的卖点，放在开始和结尾都是可以的委托加工服务
5.讨价还价
第一次报价给自己适当留有空间
价格的合理性
与竞争对手相比
其他选择方案
6.无法满足对方需求时
一定要注意语调＋给出解决方案
总结
每天提升一点
专业书籍——熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟
企业内部学习——三人行、必有我师
客户邮件——很好的免费老师
温故而知新——自己是自己的老师
意识决定行为
重视你的每一客户
赢在服务
自己多做功课，少让客户做功课
细节很关键
仔细阅读客户邮件中每一句话，和每一封邮件
二、如何发邮件：
1，发邮件无subject主题,或者随便找一个以前的邮件直接回复一下．
后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关．导致买家一头雾水，无法快速辨认．
2，邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字．
后果：导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么国家的什么公司？
3，邮件的发件人不要用中文．如　联想公司张三＜zhangsan@d?skbk_okg>,“联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文．
4，买家如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同事或者主管），你回复的时候要按＂replyall”，而不要只回复发件的那个人．买家发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人．
5，回复买家邮件的时候要”replywithallhistory”,不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容．也不要随意改变邮件的主题．一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题．
6，不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报．　如hv:have等．以免产生误解．
7，重要的内容可以加粗或者用大写．
8，不要全部用大写字母写邮件正文．如THANKYOUFORYOUREMAILDATEDNOV17,2006
9，如果事情比较复杂，繁多的话，可以用　1　2　3　4　注明．表达要简洁，直接，明确．不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性．
10，不要用过多的感叹号．你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的．
11，每一段中间要空一行，方便别人阅读．
12，如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法．
三、稳定和及时的跟踪：
1，一般来说在写第一封推广信的时候就已经将每个客户的背景大致了解过一次了，也应该对哪个客户是重点，哪个是次重点，哪个是一般级别的有了一个大概的印象，因此在跟踪客户时也应该按照客户的重点程度来。
1）对于重点的客户，在写完第一封推广信后，如果没有收到回信一般在三天后可以再
发一封诸如问候的信过去，问问客户是否已经回到他的国家，问问客户时候已经收到你的邮件和对你的邮件有什么看法等等；如果还是没有回信，再一个三天可以发点你产品的简单介绍配上醒目的图片等等；如果这样还是没有回邮，可以考虑能够给客户打个问候的电话。
2）对于次重点的客户，基本上可以同重点客户，只是时间上不要如此紧密，以免让客户反感。
3）对于一般客户，第一封推广信后，可以保持一个月一封邮件的跟踪。
2.跟踪信应该写些什么？
就我的经验而言，通常我在跟踪客户的时候，会时时更新我产品的目录，有了新产品面世都会及时发给这些潜在客户；另外，在平时都是多注意客户当地的一些情况，比如有了什么节日，发生什么重大的事情等等，这些都可以作为和客户联系的手段。
3.还应该注意的事项
跟踪信有时候会给你带来惊喜，但是没有带来惊喜的时候，外贸人应该用一颗平常心来对待日常工作中的每一封邮件，不断的积累是成功的基石，如何让没有成交的客户成交？如何让客户记得你的产品？这些都凝聚在你的每一封邮件中，多点耐心和坚持，就会离成功更近！