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实用:接待客户的具体流程,助你顺利开单

现在的外贸形势和10年前已发生翻天覆地变化,老一批业务员所经历的展会客户看中产品立马签PI已很难实现。现在是业务员各自施展魅力,签下样品单,实在不行也可以退而求其次,现场劝服客户先参观工厂也是一大办法!毕竟在各大供应商间抉择对客户来说也是受各种因素影响。

那对于业务员说,能邀请到客户来访厂,就是迈出了第一步,那该如何抓住机会,在接待的过程中给客户留下好印象,为之后的合作多添一份成功的把握呢?这就是今天我们一起来探讨的问题,接下来就直接进入正题了。

一:要确认好客户的来访意向。

当客户提出要拜访公司时,业务员要多咨询一下客户访厂的主要信息,对于老客户,目标会更清楚,很多都是针对产品的跟线,新项目的开展,品质问题讨论等;但是我们对于新客户一无所知的情况下,如果能确认到客户感兴趣的具体产品,目标价,有无其他供应商拜访,对我们在客户到场前的准备就提供了更多信息。

二、为客户安排好行程。

在我们确认到客户来访意向后,就需要问到客户是否需要我们安排接送及订酒店。然后提前了解客户来访时间,尤其是第一次到访客户,出差辛苦我们都知道,如果客户需要我们帮忙安排订酒店,要记得问好客户有没有什么具体要求,比如说是要安排环境好一点的,干净的,带有早餐的酒店,还是要安排离工厂近一些的,要给客户一种宾至如归的感觉。

三、参观前的准备。

提前通知工厂参观时间,客户需要参观的哪些机构。比如车间产线,原料仓,成品仓,实验室等等,做好准备,不要让客户感觉到脏乱差,尤其是一些家电行业,在安规上更加不能马虎。例如,员工总是忘记佩戴静电手环,焊锡工位连基本的口罩也没有。这些细节会导致客户觉得产品质量得不到保证,毕竟工人安全都没有基本措施来保障。当然对于业务员来说,你再熟悉产品,都没有一个技术员更了解,至少生产过程,他更能从容的应对方法处理解释小瑕疵品质问题。所以在客户到访的时候,我们最好是还要安排有相关技术人员现场指导,以便能和客户顺利介绍。

四、接待具体流程。

1. 业务员需要精神饱满,穿着得体,根据与客户约定时间,提前10分钟到,当然这个要求我们提前确定好机场或者酒店位置,将塞车时间考虑,决不能出现让客户等的情况,毕竟外国人还是很准时。特别是有些客户可能时间安排得很紧,有可能你的迟到就会打乱了他今天的其他行程。

2. 如果客户需要从酒店接到工厂,那么接到客户后,可以先告诉客户到工厂需要的时间,让他了解。在途中和客户闲谈,不能一直默默说话,这样让客户觉得尴尬也不礼貌。可以问问客户是否睡得好不好?第几次来这个城市,还习惯不?介绍这个城市的一些情况,特色美食,拉进与客户的距离。

3. 到达时,业务员提前下车带客户进入会议室就坐。介绍双方人员,先介绍我们同事给对方,并交换名片。如果客户真的没有带名片,就让其写下来,尽量详细,邮箱和电话一定要有。接下来问客户需要喝什么:May I bring you something to drink? (您想喝点什么呢?)或者简单点:Coffee , tea or water?(咖啡、茶或水) 如果是水的话,最好提供瓶装矿泉水。(老外觉得矿泉水更健康)

2. 对于座位,我们也是有讲究的,一般是双方对面而坐,我们靠近门口位置。主席位置不坐人。入座后,先播放公司介绍PPT或者视频,并给客户递上公司目录了解公司发概况和产品,展示公司发展历史,规模,资质等。这个过程业务不能让客户一直看PPT,最好是能自己一边介绍,挑拣一些重要信息给客户。比如:公司产品主要类型;获得哪些奖项;工厂结构;合作的国际名牌或者客户所在,国家知名品牌;通过已合作客户让其相信公司产品的品质。

3. 接下来进入到洽谈部分,首先了解清楚客户想要的产品。例如风扇,具体关于产品尺寸,功能要求,这样可以直接拿样品或者带客户去样品展厅感受操作实物。业务员在一旁介绍产品各部件材质,产品结构,功能,技术参数等,解答客户的疑问点,谈判过程中尽量确定好客户所需的产品及规格,数量等要求。

4 讲解完具体产品规格,看完样机后。一般客户也会比较乐意去车间,从来料仓到产线到成品仓再到实验室。前面准备过程中我们也说了提前通知工厂,但是在去之前还是应该再给各部门主管打电话,确认一下技术员是否能陪同一起。如果有客户感兴趣的产品在生产,可以让客户观看每一道生产步骤,向客户证明产品都是我们自己生产的。但是不能让客户拍照,因为这其中很容易涉及客户品牌等信息,也是公司一个生产工艺 ,向客户解释这是公司规定,如果客户一定要拍,须获得厂长或老板同意。

5. 参观工厂后返回会议室,再将今天会议的内容和客户简单总结一下,出一个口头或者书面报价给客户,打印报价单前,需要再核对确认一遍数量,规格,单价。如果客户不止一人,报价单需要人手准备一份。谈判结束后,可以和客户在前台大厅合影留念,如果重要客户或者老客户,可以送一些礼品作纪念。

6. 会议如果进行到吃饭时间,可以邀请客户共同进餐,增进感情。用餐这一块也非常重要。首先就应该提前了解客户所在国家会不会有什么禁忌,比如穆斯林不吃猪肉,甚至他们都不能接受有炒过猪油的锅再去煮他们的饭菜。还有印度的素食主义者,曾经小编也是接待过随时带着面包的客户,坚决不吃我们给准备的牛奶,饼干。而大多数日本客户,也是不能吃辣的食物,这些都是我们需要去注意的。在点餐前依然需要先询问客户有没有心仪的食物,再尝试推荐。上菜时,要提醒服务员先上客户的主食,主动给客户递餐具,并使用公筷。用餐结束后,问客户是否需要甜点。吃饭过程中要注意礼仪,照顾好客户。

7. 用餐结束后,询问客户的行程安排,安排客户回酒店或者去到其他工厂,这个时候可以提前和司机说好,无需再亲自送客户。

会后跟进:需要把当天所谈事项邮件发给客户,包括产品资料,电子档报价。还有待回复事项的时间安排,样机准备时间,这样让客户也方便跟进。

对于客户的拜访,业务员只需认真去准备对待,而不是因为口语等原因害怕接待,也不要把接待客户平常心难度扩大化,平常心处理就好。

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