如何用邮件开发和跟进外贸客户

不得不说,外贸的发展离不开当今时代先进科技发展的有效支持。随着互联网技术的在我国的发展,再到我国对外贸易的逐步展开,这中间自然少不了其中的一个重要沟通工具---“电子邮件”的作用。有了电子邮件这个工具的协助,整个外贸工作进程的推进真的是轻松了不少。因为在国际贸易接触的国外客户一般都是居住在自己本国,所以这时候沟通交流就一个事儿了,如果仅仅是为了说几句话,就需要专门做飞机飞过去,长途跋涉劳累不说,这中间所消耗的路费也是一大笔成本投入啊。但是有了电子邮件就不一样了,我们在开发或者跟进外贸客户的前期,完全可以充分发挥电子邮件的作用。如果有八九成的把握这单外贸生意可以坦诚,那么这时候我们在发一封邮件,双方约定好一个时间见面,进行大致的面谈或者考察之后,基本接下来就是签合作合同的事情了。我们今天主要就是来给大家分享一下如何用邮件开发和跟进外贸客户。

在实际操作中,我们在使用电子邮件与外贸客户进行沟通的时候,对外贸客户的开发和对外贸客户的跟进二者稍有些不同之处,为了获取更好的沟通效果,有效维护我们的外贸客户,我们在使用外贸邮件的时候,最好开发和跟进这两项工作分别进行。

首先,在用邮件对外贸客户进行开发实践中,我们要注意以下几点:其一,我们要为自己的邮件起着比较有新意的标题。因为想到使用邮件来与外贸客户进行沟通的人可不只是你自己一人,反过来说,我们的外贸客户每天可能要面临大量的电子邮件,这些电子邮件价值程度也不尽相同,但是为了有效提高自己查阅邮件的效率,老外一般都会先看邮件的标题,然后决定自己是否要读这封邮件。所以,如果不想自己发送的开发邮件还未被打开就被老外打入了冷宫,我们在邮件标题的拟定上多用点心吧。其二,我们在组织我们邮件内容的时候尽可能地要言简意赅。对于国外客户而言,他们的时间关键和利益意识很强,即使他们打开你的邮件阅读了,但是长篇累牍的内容也会轻易引起他们的反感,进而半途就会把这封邮件给丢进电子垃圾箱了。所以,我们在写邮件内容的时候,也要在内容上多下功夫,尽可能地将我们想表达的意思浓缩成精华,在邮件内容上,与客户进行简单寒暄之后,将我们的主要想表达的内容言简意赅的表达出来,努力争取客户对我们的好感。其三,在开发外贸客户的邮件的时候,一定要注意明确给出自己的有效联系方式,这样的客户如果有意向合作的话,可以在第一时间联系到我们。最后,我们在写开发邮件的时候,一定要注意保持礼貌的态度,彬彬有礼的态度可以给客户一个好印象,即使被拒绝,客户也有可能因欣赏我们的态度而与我们成为好朋友呢,那么客户再给我们推荐意想不到的客户,当然,这都是后话了。

其次,在使用邮件对外贸客户进行跟进的时候,不同于开发性质的电子邮件,这其中也有很多值得我们注意的事项:其一,我们在对客户进行跟进的时候,一定要注意时间问题,频繁的给客户发跟进邮件,会引起客户的不快,反而得到适得其反的效果。但是,这些跟进又不能长时间不发送,长时间不发送的话,很容易让客户忘记我们的存在,我们在发送跟进邮件的时候,可以隔个十天半个月来上一封,刷刷我们的存在感,提醒客户与我们的商业合作的进行。其二,我们在写跟进邮件内容的时候,不必急于求成,可以逐步来进行,我们在一封跟进邮件中一次可以只强调一个点,然后每封跟进邮件在内容上逐步深入。这样既可以确保我们邮件内容的简短,让外贸客户愿意读取我们的邮件,又可以逐步达到我们外贸工作合理跟进的目的。最后,我们在从事邮件跟进这个工作的时候,为了有效提高外贸客户的回单率,每逢自己公司有大型贸易优惠活动的时候,记得一定要这些跟进客户发送一封邮件,从而以这种优惠攻势吊起客户的合作兴趣,争取促使客户提前下单。

总而言之,在使用电子邮件与外贸客户进行沟通的时候,无论是出于客户的开发还是客户的跟进,整个工作的开展并非我们想象中的那么容易,我们要科学合理安排自己的邮件沟通工作的开展才是。


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