外贸商务信函的措辞详解

julcy
英语是国际商业交流的通用语言,但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢?

良好的第一影响

试着用“salutation”一个好印象。

作为一封信的始,你还要确定信人的名字和称呼是正确的。例如dear ms. jones。使用 dear sir or madam如果你不知道他们的姓名的话。

表明你的目的

你应该在信的第一段阐明写信的原由,例如:as per our phone conversation, i am writing to provide the information you requested.

写信的原因

写商务信件的原因有很多种,例如inquiry询问信息, request求某人某事, apology 道歉, complaint投诉一个问题。这就决定了信件的形式和语气。

申请信

如果您在写一封请求信,你就可以写could you possibly... 或是i would be grateful if you could...

转达坏消息

如果你是写一些坏消息或是道歉,那你就应该写的礼貌而得体,并说明问题的原因。例如:unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是i am afraid that we will be unable to meet your order on time due to the problems with our supplier。

信件尾

在最后一段中,你可以把一些closing remarks 写进去,就像please contact us if you he any further questions。如果你的信中还包括了文件等等,你可以在信尾处写上please find enclosed... 或是i am enclosing...

提到今后的时间

信尾处你还应该提到今后的时间,例如:i look forward to seeing you next thursday.

结束信件

如何写close信件的结尾,要看你和信人的关系如何。yours faithfully比yours sincerely更正式,而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。

签名

在结束语后签上你的signature(手签的名字),然后在下面加上你的名字和你的职位。

检查错误

你该在你发信前仔细的proofread你写的信,看看有没有语法、拼写、或发音的错误。最后检查一下你的信是否清晰、简短、正确、谦恭,有说服力以及完整。
2014-10-22 416阅读
问题/讨论
回复(5)
我要向AI提问
AI回答:
非常好的总结!除此之外,还有一些其他的建议可以提供,以帮助外贸商务人士写出更优秀的商务信件:

1. 适当使用专业术语和行业用语:如果你写信给的人是同行或是专业人士,适当使用专业术语和行业用语可以显示你的专业性和信任度。

2. 避免使用俚语和口语:商务信件需要正式和专业,因此需要避免使用俚语和口语。这样可以让你的信件更加专业和正式。

3. 避免使用复杂的句子和长段落:商务信件需要写得简洁明了,使用简短的句子和段落有助于让读者更容易理解你的意思。

4. 使用动词时态:在商务信件中,使用恰当的动词时态可以帮助你表达清晰和准确的意思。例如,使用过去时来表示过去的行动,现在时来表达现在的状态等等。

5. 确保主题行直截了当:主题行应该明确简洁,容易让读者明白你的信件内容,如此一来读者可以快速地了解你的信件,避免浪费时间。
2023-06-09
追问:
  • xx
    很详细 藏藏
    2014-10-22
  • jerry
    不错 学习了
    2014-10-22
  • Nick
    楼主多分享些知识啊
    2014-10-22
  • 小顾畅谈
    不错呢 来学习一下
    2014-10-22
  • cheer
    非常详细呢!学到东西了,谢谢!
    2014-10-22
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