《Ben教你做采购》节选

有同学说:本叔,为什么你的公号干货越来越少了?我想,手机上阅读的零碎知识,远远不及一本书带给你更系统全面的认知,所以我今年上半年都在醉心写作,下半年都在认真做BE课件。我花了半生青春,近二十年在采购职业生涯总结出来的采购书,无论是采购角色、工厂老板、贸易公司业务员SOHO一族,都是非常值得你们了解和阅读的。

下面,我将陆续放出本书的一些章节,供大家欣赏:                                                                                                                                                                                                                                                                  

第一章 彻底搞懂成本

我说过,不论中外,采购都不是一个年轻人值得加入的行业。

一直以来,采购的名声都不怎么好。多年来跟别人说我在500强当了很久的采购,第一反应都是:啊,回扣很多吧?

一直以来,采购都不是特别受到重视的职业。说到底,你不是为公司赚钱,你是帮公司花钱的。

一直以来,采购都说不上是一个专业。人家医生律师不说,同是商业范畴的会计师,核数师都要专业才能上岗的,我们采购好像在国内连个比较有影响力的行业标准都没有。

作为一个花了半生青春,近二十年在采购职业生涯的人来说,这是一件相当遗憾的事。

明明,我们是一个需要有多学习和训练才能做得好的专业岗位, 硬功夫不比专业运动员少。

明明,我们是一个特别需要自律和职业操守的高级职位,德艺必须双馨。

明明,我们是完全把控了公司竞争力的重要人群,业务接不接得成单也还得看我们。

因此,我好想写一本书,把我懂的,关于国际采购的所有事都写出来。就算不是教科书,也希望成为每个从事国际贸易买与卖的人都必然看过的一部经典。这是一件我很想做的事,让多年采购的知识能分享出来,让新一代采购和业务员有个入门学习的方向。

采购的书不论中外都少之又少。大部分书都喜欢从更庞大的「大供应链运营」的角度出发,把库存甚至运输等也列入书中范围。「运营」当然也是相当重要的事,但采购就变成其中一个小角色了,说得不多也不深。本书专注采购,是跟供货商短兵相接的采购,全书由六部分组成,大致把采购的种种都包括了,相当适合三种人群阅读:采购员,外贸员,企业主。这是一本采购员的专业手册,外贸员的知己知彼,企业主的建军指南。

我记得初当采购时,看到什么生活用品都觉得贵。「这玩意那值那么贵呀!?」,估计当时的女朋友应该是这样被我气跑了(笑)。不错,我这个职业病估计很多采购都有。由于工作的经验,我们很习惯地会把产品分析。先从物料起,「这用纸做的咋那么费」,再来是更高层次的成本如「这里租金那么贵,这碗面太便宜会不会赔死老板?」,到最后的「以他这样的成本结构,这生意大有可为啊」,从成本的直觉进化到对生意的直觉,商机的直觉。

成本是采购之本,可说是入门第一课,故此我放在第一章。本章主要两部分。首先我会谈一谈一些比较易忽略的成本。如果你问任何一个采购人或会计人,成本是怎样算的,那基本上答案都必定是Material + Labour + Overhead。这是人人都懂的成本001,我也无意多言。要是你真的不懂就去网上找找吧,太简单了。我在这写的是「不是人人都懂的成本」,包括了九个你常常会接触但又不多细想的成本。不论你站在买或卖方,搞懂这些成本会让你了解更全面。

本章第二部分是「支出分析」。这是一个了解企业成本结构的利器,透过了解支出与品类、供货商等关系,了解自己的现况,制定采购策略。


不是谁都懂的成本

明朝末年,兵荒马乱,地方军队节节败退,但圣上却永远只听到捷报:兵部侍郎领兵杀贼,连战数月,杀贼兵数万!朝野上下一遍喜悦,一时间歌乐大起,宫廷内,战云早已烟消云散,又是一片太平盛世。

Well well well…连战数月,杀贼数万?怎么不报一报死伤十万?今时今日,我们回头一看,固然觉得可笑,觉得圣上您怎能如此无知?如此无能,难怪亡国了。活该!

但看到这里,本叔建议你先别笑。因为,很有可能,你正在做跟圣上同样的事,同样的无能而不自知!看看以下的例子:

某产品经理在周年会议上发表报告,说我司经过千辛万苦,在同事们共同努力,以及(最重要)在经理他本人的带领下,新研发的产品带来了骄人的成绩,我们成为了市场的领导者了!众人鼓掌落泪,都被这振奋人心的演说带到了高潮,纷纷感慨自己的青春没有白花在这企业上了。老板满意地点头,默默地拍拍他的肩膀说well done。产品经理刚下台,下一个报告的是财务总监。报告却不是那么讨喜:新产品利润奇低,我方为抢市场割价求售,更是先伤己后伤人,我们的王牌产品也被自己竞争了,价量齐跌。。。

Well well well…这不就是「杀贼一万,损兵九万」的戏码了吗?不幸地,这种事在大小企业从不间断地发生。会计会清楚账面上的成本没错,可是账面上的往往只是冰山一角,真正的得失是不容易量化在帐上的,只能靠老板通透的目光了。

本节我会为大家介绍一些不一定会量化在帐上的成本。拥有强大会计成本分析系统的500强大企业还是会量化一部分的,但中小企一般都没有这样做。然而,我也并不认为大家真的有必要都把这些转化为一个账目上的数字,这样可能太难了,成本高,也不是很有必要;我却认为大家必须要把这些成本放在心中,日后必有其用。


知识成本(knowledge cost)

在我采购生涯的初年,就是当我刚学会了Costing算成本之时,我犯过了一个低级小错误,被调笑了一番。是这样的:当年我刚学会计算一个抽屉(应该说,那是人体工学设计产品才对,但真的没觉得有什么特别。。)的成本。由于是五金为主的产品,算法相当简单,基本上都是上一节所说的那样「物料+人工+费用」就完事了。满怀自信的我开始用同样的方法搬到另一个新项目上,却完全不同了。这次我做的是电子产品,用同样方法算一算所谓的「Should Cost Analysis」,啊?奇了怪了!怎么比报价最低价的还要低那么多?「物料+人工+费用」才占不到报价的一小半啊!年少无知的我把这事跟老板报告了,满以为自己发现了惊天大秘密,结果换来老板的一阵冷笑。老板说我算错了,小朋友不能这样算成本的。当时的我没明白为何,但已经看了本节标题而又聪明的你,相信已经有答案了。


一、知识既有成本也有价值


没错,知识是有成本也有价值的,所以也衍生出知识产权和知识经济这些词汇出来。电子产品不少都有软件的部分,芯片上的线路,都是电子工程师智慧的结晶,不是只有Silcone and copper。知识成本跟科研(Research and Development, R&D)有关,高深的技术都是无形的,看不见的;至于看得见摸得到的芯片只是一个载体而已。灵魂远比肉体高「贵」。

用一个更浅白的例子就更易明白了:书籍。想象一下,纸张加印刷占了图书成本的多少?具体我不知(虽然我是一位作者),但比例肯定不会高。书籍的真正成本与价值,是在作者的脑力,是作者「胸中的墨水」有多少,以及表达的功力有多高(写作水平技巧与表达能力),再加上营销,分销等成本,而物料和加工在当中的比例不会太高(发明电子书后更是如此)。

二、将知识成本用摊分法入账

一般来说,知识成本可以用摊分的方法入账。假设,包括了所有的研发人员工资和外购技术等,你花了一千万元的成本在这项目的研发上,然后在一年来此产品卖出了一千万件,那么知识成本可以很简略地说是一元。很简单啊,是吗?想有想以下两个问题:

1.那第一千万零一件呢?成本还是一元吗?还是变成零成本了?

2.那我能不能一次过用两年,两千万件来算这成本?这样变成才五毛钱,我的成本低了很多啊!

以上这两条,都没有标准答案。到这份上,就完全看公司会计怎样看待和定义了。要是今年公司总成本太高了,那么就摊两年吧!报表会比较好看;要是想趁今年利润不错早点吸收这个成本,让明年的盈利少一点风险?那就全入今年吧!这就是所谓的财技了。不过这方面我不是专家,就不多说了。

三、研究与投入

一家企业要掌握一种关键技术,往往需要经年的研究和投入。听起来很笨,但其实这是一个高级玩家的策略。因为只要研发有成果,就可以转化为企业的长期竞争力,轻易把对手抛离,并制造门坎,在市场上占一重要关键地位。一家专注在某行业一段长时间的公司,必然对自己领域上的竞争重点有深刻的认识的。水产业必然对如何更有效保持水产新鲜感兴趣;电池则在想如何做得更小,功率更高。这些改变,都需要有专业人士花资源才能研究出来的。投入的方向大致上都是围绕着以下两个方向:

(一)让产品更好更有价值

不管你有天花乱坠的商业模式,请不要忘记,客户最终只会为你的产品买单的。所以,重金投入研发对客户有价值产品是王道,是很合理的选择。一些能改变行业规则的关键技术,不一定如上所说是由品牌或产品方自主研发和拥有的,可能会以第三方独立的商业形态存在,经过不同形式的合作,最终展现在消费者面前。一个绝佳的例子:电子墨水(E Ink)。

Kindle与电子墨水

电子书有N个普及于世的理由:更环保,更便宜,更宜传播。可是,「长期看着电子莹幕眼睛会痛」这一点是过往电子书发展的一个大阻力。Kindle作为电子阅读器的领袖,这一痛点必定是要解决的。电子墨水优点是适合长期阅读,缺点是反应不快,并不适合看电视视频等功能,所以可说是为阅读电子书而生的一种科技。然而此技术却并不是由Kindle这个行业领袖自主研发的。电子墨水诞生于麻省理工的实验室,后来以企业的形式独立存在(后来被台湾知名大企业收购,科技知识有价有市)。Kindle没有自己投入电子墨的科研,却以购买部件的方式「获取」此技术,然后制造出更有价值,更有门坎的电子阅读器产品。虽然方式有别于自主投入资源,却同样是以远高于「物料+人工+费用」的价值购买知识,获得科技。

知识,是有成本的。不管是用什么形式得到知识的结精,这个成本是要算的。

(二)让生产更有效率

除了「做更好的产品」外,「更有效率的生产」也是一个好的研发方向。高效的生产线意味着竞争力,意味着更大限度地摊分始初成本,更低的人工成本,更好的原材料使用率,更高的质量与良品率。想象一下,如果今天你(居然)有一个比可口可乐能更高效生产碳酸饮料的方法,并受专利保护了,那么我有理由猜测,可乐公司明天就会有人来找你聊天,谈谈合作的事了。

生产效率可直接可以演化为好报价,赢在起跑点。我可以举一个我亲身经历的例子说明一下。多年前我在家用五金行业,当时有一家优秀的厂家,老板是很典型的生产技术狂热份子,闲来无事就爱研究机器。有次他告诉我,他正在研究一个新的冲压技术,能把产能提高三倍。意思是,本来一小时能做1000个产品的,他研究的新设备则可以做3000个。他很热情地为我讲解,采购经理本叔边点头边笑问他:那么,我的订单是不是准备减价了?聪明的老板说当然可以啦,只要你们多三倍的订单。。。

知识不只改变命运,而且还能改变报价。

我接触到的国内中小企大多都是贸易和生产形的,很少会接触到这种长期大型投资。知识成本可能不会直接产生。但是下一节的成本就相对常见了。以下我们聊聊「开发成本」。

此章完,《Ben叔教你做采购》未完待续...

我是本叔Ben,《左手外贸,右手英语》1和《Ben教你做采购》的作者,此文是《采购书》的第一篇,希望能帮助到大家!

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