为了让更多外贸企业能保证公司的正常运作,了解更高效的远程协作工具,提高远程办公效率及质量,询盘云展开了公益系列讲座第三期:《如何提高外贸人的远程工作和协同效率》邀请到拥有丰富项目管理和软件服务的朴虎范老师和大家一起交流。

以下内容为直播文字稿☟

大家好。我是本期的主播朴虎范。

今天的分享会将着重和大家聊聊远程协作工具使用的心得,包括如何去选择,如何在真实的业务场景中把易忽视的功能用起来,发挥它的价值。

我们希望,一切能用工具解决的问题,就不要再浪费人力,现在就将我服务过多家大型企业的远程办公经验分享给大家,希望对即将复工的企业有些许的帮助和启示。

01 外贸行业工作现状调研报告

根据询盘云在多个渠道的调研数据得出的结论,我们再来思考当下外贸企业该如何提高远程协作效率。

1. 外贸企业复工时间

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2.外贸企业在远程办公中遇到的问题是?

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3.疫情期间您所在的企业有用到哪些协作工具?

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根据调研问卷及访谈,我们得出了几个在远程办公场景下的关键点:

战略目标公开;工作信息透明;规则简单明确;减少不必要沟通用数据支撑管理。

结合以上的报告数据及关键点,我们具体聊一下外贸企业该如何提高远程协作效率。

02 如何提高远程协作效率

1. 制定必要的办公规则

为什么要加“必要”两个字?对于远程团队来说因为见不到面,缺乏交流和沟通,很多企业管理者觉得远程办公要多制定一些规则去管理员工。

恰恰相反,我们制定规则不是为了监视和约束员工,而是为了更有效率地沟通和工作。所以原则上,制定的办公规则要尽量少且简单。

1)明确上下班时间

建议员工像平时在公司一样,给自己设定明确的上班、午休和下班时间。如果没有上下班的概念,我们总会觉得办公时间好像被无限延长了,甚至会影响正常的家庭生活,造成恶性循环。清晰地区分好工作和休息时间,这样远程工作,才会让你既有高效,又能劳逸平衡。

2)统一沟通机制

远程办公的前提需要有专业支持远程办公的各类工具支撑,且保证大家有一个统一的沟通机制,如在钉钉里开视频会议、及时沟通工作,大事件发邮件通知,行政制度在群公告里发布等等。

3)规范响应时间

相比线下办公,远程办公的一个明显缺点就是,对信息的响应会延迟。对此,公司的所有员工都要明确响应时间,对于指定沟通渠道发来的消息,员工要在一定时间段之内给出反馈,这样至少保证员工的一部分精力在工作协同上。

4)关键岗位设置紧急联系人

因为远程协同,员工难免会被家里其他事情打扰,一旦工作上出现紧急情况找不到相关负责人,便可以通过紧急联系人联系,尤其是公司的关键岗位,建议设置。

5)将工作场景自动化及流程化

其实,工作场景中很多事情已经完全可以自动化完成了。比如会议的通知就可以通过远程会议软件设置通知条件。再如跨部门之间交接项目,可以把项目里重要字段筛选出来,制成表单流转起来。自动化是为了减少不必要的沟通,而流程化是消除偏见的利器,这种自动化设计在工作场景有很多,可以极大减少不必要沟通,同时最大化透明工作信息。

2. 目标驱动及任务拆分

远程协作,最有效的驱动方式是基于目标保持同频,推荐外贸企业使用OKR方法(目标与关键结果方法)。OKR在谷歌、Facebook等公司都被证明是有效的工作方法,近年来国内也有不少公司在年度、季度目标设定时使用。

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用OKR,是主动、有目的地工作。本身目标这件事无关乎是否远程,任何企业和团队都应该在定义目标上花费足够的心力和时间,然后驱动团队朝着目标前进。

不过,对于远程办公来说,统一目标和进展,可能更加重要,将不同地方的同事统一到一个框架下,然后大家朝着一致的方向走,这是OKR的精髓,也是远程办公的必备方法论。

完成目标驱动后,接下来就是任务拆分。

拆任务是细化管理颗粒度的过程。管理层要定义好核心问题是什么,然后拆解关键指标,最后将每个指标落实到人。任务拆分要遵循RACI矩阵,明确谁负责、谁批准、通知谁、同步谁,并设置截止日期,再用SMART法则将任务信息描述清楚。

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上面提到的的三种方法论(OKR,RACI,SMART),网上都有专业的讲解说明。大家有兴趣可自行了解学习。

3. 借助工具提升协作效率

有了基本原则的共识,接下来要借助远程团队的工具提升协作效率了。在我看来,远程办公工具如同我们公司的写字楼一样,都是办公载体。

我们先来看一下,目前市面上主流的协同工具有哪些:

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首先是协同办公三巨头(钉钉/企微/飞书),他们目前都已经做到了工具集的概念,可以即时沟通,文档协作,项目管理,远程会议, All in one的模式,让我们基本上可以实现统一平台协作。

另外还有远程会议、协作文档、项目管理、对外营销工具等等,都有在各自领域上面专精的产品

那么工具这么多,我们应该如何选择?我认为原则有三:

1)控制数量

协同工具的数量控制在三个以内最好,不同的工具之间数据不连通,员工来回跳转非常影响效率。

用几款产品解决几个典型问题,而不是听到好就试,你重视什么就选择这个领域最好的,没有一款产品能解决所有问题,但选择后一定要坚持使用,而且需要去领导带头,全员才能用。

2)结合业务场景

要选择符合自身行业特征的远程协同工具。因为工具发挥最大价值的前提,一定是让工具与你的团队和工作场景合理融合。

融合的过程涉及到非常多的细节,如果工具本身在开发时没有充分考虑这些特征和共性。后期使用中你就必须改变自己的场景流程,这就得不偿失了。

3)沉淀聊天记录

管理是根本,工具是辅助,沟通工具很多,远程协同的关键是信息沉淀。而协同不等于群聊,没有沉淀的信息难以形成公司的核心资产,不利于复制。

比如,我们不能用一个文档来代替所有工作流程,但是工作流程产生的最终结果,和过程中的信息数据是值得被沉淀的。所以我们要选择可以把信息结构性地沉淀下来的协同工具。

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基于这三点原则,我给出的建议是:三巨头(钉钉/企微/飞书)里选一款作为基础的协作工具,可以充分满足公司的远程办公需求,然后在行业中针对你的特殊需求补充1到2款。

如在外贸行业中,也有针对外贸企业营销业务的SaaS产品,针对业务场景提供了很多功能,如询盘云系统,是很多外贸企业必备的工具选项。

下面我们结合外贸工作场景的案例,感受一下工具对远程协同工作的帮助。

案例一:网站流量很大,但是客服的对话很少,究竟是谁的工作出了问题?

在正常办公场景下,市场/销售/客服三方会组织开会,涉及到会议中的各种交流探讨,提出假设,然后指派负责人查找数据予以验证,再坐到一起汇报,讨论,得出结论。

而在远程办公场景下,我们又该如何高效地完成这一系列的动作呢?详见钉钉工具在协同办公中的会议组织作用(见直播回放视频第38分钟)

另外,在协同办公中,各部门提供的数据分析也是协同关系中的重中之重,而外贸企业协同办公中的数据分析可在询盘云系统里实现。

我们在系统仪表盘中,可查看客服在线时长,在访客历史中可检索到访客的通讯数据,抽样查看客服对话时长;再通过网站流量统计,来查看这个时间段的跳出率,页面停留时长,筛选URL页面来定位访问路径。

☝询盘云系统演示

有了全方面的数据分析,一个客户的跟进全貌一目了然,市场/销售/客服也就可以清楚地知道究竟是哪个环节出了问题,有效避免了各部门推诿扯皮的状况发生,尽管无法面对面交流,也完全不会导致信息壁垒。

案例二:外贸协同办公场景下,销售该如何复盘?

远程办公期间,老板无法将销售叫过来面对面地review客户情况,这时候,用数据来支撑管理是最便利、最准确的方式。

在询盘云系统里,客户与公司在线上产生的所有交互,都会清晰记录到客户的电子档案中,系统自动分析每一个业务人员的邮件和即时沟通全记录,轻松操作几下,就可以从系统中拉出一张张报表,销售和老板想知道的数据都在上面,销售也有了更完善的工作材料,不再盲目复盘。

☝询盘云系统演示

趁着疫情特殊期,外贸老板可多花时间通过系统数据复盘销售过程,发现问题,提出解决方案,疫情过后优化推进,落地执行。

03 疫情新常态下管理制度及工作氛围建议

询盘云团队也是刚刚结束了2月3日到2月16日为期两周的居家办公。17日开始正式到公司复工,居家办公这两周,我得出了几点不成熟的小经验,分享给大家。

远程办公期间工作氛围建议:

①内部分享,线上直播

②每日汇报和总结量化

集中办公后管理制度建议:

①弹性考勤,错开上班高峰

②增加就餐区,错峰用餐

③减少办公室人员密度,各部门每天到公司办公人员数量不少于60%即可

④增加办公场所,自由选择工位

⑤佩戴口罩,减少接触,日常消毒等

以上,是给外贸企业远程办公的一些意见参考。

疫情面前,没有人是一座孤岛,希望我们可以同心协力,共渡难关!

原文来自邦阅网 (52by.com) - www.52by.com/article/33190

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