为了让更多外贸企业能保证公司的正常运作，了解更高效的远程协作工具，提高远程办公效率及质量，询盘云展开了公益系列讲座第三期：《如何提高外贸人的远程工作和协同效率》邀请到拥有丰富项目管理和软件服务的朴虎范老师和大家一起交流。
以下内容为直播文字稿☟
大家好。我是本期的主播朴虎范。
今天的分享会将着重和大家聊聊远程协作工具使用的心得，包括如何去选择，如何在真实的业务场景中把易忽视的功能用起来，发挥它的价值。
我们希望，一切能用工具解决的问题，就不要再浪费人力，现在就将我服务过多家大型企业的远程办公经验分享给大家，希望对即将复工的企业有些许的帮助和启示。
01 外贸行业工作现状调研报告
根据询盘云在多个渠道的调研数据得出的结论，我们再来思考当下外贸企业该如何提高远程协作效率。
1. 外贸企业复工时间
点击添加图片描述（最多60个字）2.外贸企业在远程办公中遇到的问题是？
点击添加图片描述（最多60个字）3.疫情期间您所在的企业有用到哪些协作工具？
点击添加图片描述（最多60个字）根据调研问卷及访谈，我们得出了几个在远程办公场景下的关键点：
战略目标公开；工作信息透明；规则简单明确；减少不必要沟通；用数据支撑管理。
结合以上的报告数据及关键点，我们具体聊一下外贸企业该如何提高远程协作效率。
02 如何提高远程协作效率
1. 制定必要的办公规则
为什么要加“必要”两个字？对于远程团队来说因为见不到面，缺乏交流和沟通，很多企业管理者觉得远程办公要多制定一些规则去管理员工。
恰恰相反，我们制定规则不是为了监视和约束员工，而是为了更有效率地沟通和工作。所以原则上，制定的办公规则要尽量少且简单。
1）明确上下班时间
建议员工像平时在公司一样，给自己设定明确的上班、午休和下班时间。如果没有上下班的概念，我们总会觉得办公时间好像被无限延长了，甚至会影响正常的家庭生活，造成恶性循环。清晰地区分好工作和休息时间，这样远程工作，才会让你既有高效，又能劳逸平衡。
2）统一沟通机制
远程办公的前提需要有专业支持远程办公的各类工具支撑，且保证大家有一个统一的沟通机制，如在钉钉里开视频会议、及时沟通工作，大事件发邮件通知，行政制度在群公告里发布等等。
3）规范响应时间
相比线下办公，远程办公的一个明显缺点就是，对信息的响应会延迟。对此，公司的所有员工都要明确响应时间，对于指定沟通渠道发来的消息，员工要在一定时间段之内给出反馈，这样至少保证员工的一部分精力在工作协同上。
4）关键岗位设置紧急联系人
因为远程协同，员工难免会被家里其他事情打扰，一旦工作上出现紧急情况找不到相关负责人，便可以通过紧急联系人联系，尤其是公司的关键岗位，建议设置。
5）将工作场景自动化及流程化
其实，工作场景中很多事情已经完全可以自动化完成了。比如会议的通知就可以通过远程会议软件设置通知条件。再如跨部门之间交接项目，可以把项目里重要字段筛选出来，制成表单流转起来。自动化是为了减少不必要的沟通，而流程化是消除偏见的利器，这种自动化设计在工作场景有很多，可以极大减少不必要沟通，同时最大化透明工作信息。
2. 目标驱动及任务拆分
远程协作，最有效的驱动方式是基于目标保持同频，推荐外贸企业使用OKR方法（目标与关键结果方法）。OKR在谷歌、Facebook等公司都被证明是有效的工作方法，近年来国内也有不少公司在年度、季度目标设定时使用。
点击添加图片描述（最多60个字）用OKR，是主动、有目的地工作。本身目标这件事无关乎是否远程，任何企业和团队都应该在定义目标上花费足够的心力和时间，然后驱动团队朝着目标前进。
不过，对于远程办公来说，统一目标和进展，可能更加重要，将不同地方的同事统一到一个框架下，然后大家朝着一致的方向走，这是OKR的精髓，也是远程办公的必备方法论。
完成目标驱动后，接下来就是任务拆分。
拆任务是细化管理颗粒度的过程。管理层要定义好核心问题是什么，然后拆解关键指标，最后将每个指标落实到人。任务拆分要遵循RACI矩阵，明确谁负责、谁批准、通知谁、同步谁，并设置截止日期，再用SMART法则将任务信息描述清楚。
点击添加图片描述（最多60个字）上面提到的的三种方法论（OKR，RACI，SMART），网上都有专业的讲解说明。大家有兴趣可自行了解学习。
3. 借助工具提升协作效率
有了基本原则的共识，接下来要借助远程团队的工具提升协作效率了。在我看来，远程办公工具如同我们公司的写字楼一样，都是办公载体。
我们先来看一下，目前市面上主流的协同工具有哪些：
点击添加图片描述（最多60个字）首先是协同办公三巨头（钉钉/企微/飞书），他们目前都已经做到了工具集的概念，可以即时沟通，文档协作，项目管理，远程会议， All in one的模式，让我们基本上可以实现统一平台协作。
另外还有远程会议、协作文档、项目管理、对外营销工具等等，都有在各自领域上面专精的产品。
那么工具这么多，我们应该如何选择？我认为原则有三：
1）控制数量
协同工具的数量控制在三个以内最好，不同的工具之间数据不连通，员工来回跳转非常影响效率。
用几款产品解决几个典型问题，而不是听到好就试，你重视什么就选择这个领域最好的，没有一款产品能解决所有问题，但选择后一定要坚持使用，而且需要去领导带头，全员才能用。
2）结合业务场景
要选择符合自身行业特征的远程协同工具。因为工具发挥最大价值的前提，一定是让工具与你的团队和工作场景合理融合。
融合的过程涉及到非常多的细节，如果工具本身在开发时没有充分考虑这些特征和共性。后期使用中你就必须改变自己的场景流程，这就得不偿失了。
3）沉淀聊天记录
管理是根本，工具是辅助，沟通工具很多，远程协同的关键是信息沉淀。而协同不等于群聊，没有沉淀的信息难以形成公司的核心资产，不利于复制。
比如，我们不能用一个文档来代替所有工作流程，但是工作流程产生的最终结果，和过程中的信息数据是值得被沉淀的。所以我们要选择可以把信息结构性地沉淀下来的协同工具。
点击添加图片描述（最多60个字）基于这三点原则，我给出的建议是：三巨头（钉钉/企微/飞书）里选一款作为基础的协作工具，可以充分满足公司的远程办公需求，然后在行业中针对你的特殊需求补充1到2款。
如在外贸行业中，也有针对外贸企业营销业务的SaaS产品，针对业务场景提供了很多功能，如询盘云系统，是很多外贸企业必备的工具选项。
下面我们结合外贸工作场景的案例，感受一下工具对远程协同工作的帮助。
案例一：网站流量很大，但是客服的对话很少，究竟是谁的工作出了问题？
在正常办公场景下，市场/销售/客服三方会组织开会，涉及到会议中的各种交流探讨，提出假设，然后指派负责人查找数据予以验证，再坐到一起汇报，讨论，得出结论。
而在远程办公场景下，我们又该如何高效地完成这一系列的动作呢？详见钉钉工具在协同办公中的会议组织作用（见直播回放视频第38分钟）
另外，在协同办公中，各部门提供的数据分析也是协同关系中的重中之重，而外贸企业协同办公中的数据分析可在询盘云系统里实现。
我们在系统仪表盘中，可查看客服在线时长，在访客历史中可检索到访客的通讯数据，抽样查看客服对话时长；再通过网站流量统计，来查看这个时间段的跳出率，页面停留时长，筛选URL页面来定位访问路径。
☝询盘云系统演示 有了全方面的数据分析，一个客户的跟进全貌一目了然，市场/销售/客服也就可以清楚地知道究竟是哪个环节出了问题，有效避免了各部门推诿扯皮的状况发生，尽管无法面对面交流，也完全不会导致信息壁垒。
案例二：外贸协同办公场景下，销售该如何复盘？
远程办公期间，老板无法将销售叫过来面对面地review客户情况，这时候，用数据来支撑管理是最便利、最准确的方式。
在询盘云系统里，客户与公司在线上产生的所有交互，都会清晰记录到客户的电子档案中，系统自动分析每一个业务人员的邮件和即时沟通全记录，轻松操作几下，就可以从系统中拉出一张张报表，销售和老板想知道的数据都在上面，销售也有了更完善的工作材料，不再盲目复盘。
☝询盘云系统演示 趁着疫情特殊期，外贸老板可多花时间通过系统数据复盘销售过程，发现问题，提出解决方案，疫情过后优化推进，落地执行。
03 疫情新常态下管理制度及工作氛围建议
询盘云团队也是刚刚结束了2月3日到2月16日为期两周的居家办公。17日开始正式到公司复工，居家办公这两周，我得出了几点不成熟的小经验，分享给大家。
远程办公期间工作氛围建议：
①内部分享，线上直播
②每日汇报和总结量化
集中办公后管理制度建议：
①弹性考勤，错开上班高峰
②增加就餐区，错峰用餐
③减少办公室人员密度，各部门每天到公司办公人员数量不少于60%即可
④增加办公场所，自由选择工位
⑤佩戴口罩，减少接触，日常消毒等
以上，是给外贸企业远程办公的一些意见参考。
疫情面前，没有人是一座孤岛，希望我们可以同心协力，共渡难关！
