【客户要求外贸公司一方验厂】
一、将验厂要求变成管理标准，以不变应万变
二、 做好预审工作，避免反复整改
1、建立工厂预审小组。
预审和自发整改不仅会涉及厂内多个部门，还可能持续相当长的一段时间。预审工作往往因为部门间的各自为政而停滞不前。这期间，一个跟进买家验厂要求，统筹协调的预审小组是必不可少的。工厂高层领导应该授权并大力支持该预审小组，以便其可以顺利调配人力物力，完成预审和整改任务。
2、熟悉验厂条款内容。
作为预审小组的成员不仅要清楚每条的内容，还要知道评分标准，以及各条款在总评分中的权重。权重可以帮助供应商知道哪些条款是不可逾越的雷池，比如“使用童工”是各种社会责任审计中的禁忌，即便工厂其它各项都达标，只要触碰该“禁区”，则“必死无疑”，大多数买家发现供应商有这种情况，基本不会给第二次机会。这里还需指出，每个买家都有各自检验方式和标准，经验再丰富的工厂在面对新客户时也须逐条确认验厂要求。举例来讲，买家A的周工时上限是72小时，而买家B的周工时上限是60小时。此时，通过A验厂的供应商只有两个选择，要么整改工时达到B的要求，要么放弃B这个客户。而这种整改很费时，绝非一两个月可以完成。所以，供应商应在正式审计前三个月就拿到买家的审核标准，有可能的话，应该尽早地获得并沟通这部分信息。供应商越早熟悉条款，则越早清楚自身情况和验厂要求之间的差距，也就越早清楚整改难度。而这种难度将直接影响到之后的预审工作的计划。
3、制定工作计划。
为了保障预审工作的有效率进行，审计、整改、培训、沟通会议等一系列工作必须有一个计划来统筹安排。该计划不仅要约束各项工作的时间节点，指明各项工作的责任人，还要拥有一定的弹性。各时间节点间的间隔可以视实际操作进程而定，进行顺利可以相应缩短，反之则可延长，但全部整改的完成节点至少设在正式审计的前一周。
4、人员培训。
预审小组成员理解全部验厂条款后，再将这部分内容给相关部门员工做培训，并跟踪其落实情况。员工培训的频次和内容都将依据每次预审后的结果作调整。初期阶段的培训基本上是向不同部门员工作相关条款的解释，之后的培训内容可能针对每次预审发现的问题有针对性地细化、具体化。如果供应商担心自己曲解条款要求，不妨邀请买家来做初次培训。
5、执行预审，跟进整改。
一般预审由预审小组成员充当审计员的角色，按照验厂条款逐一检查。缺乏验厂经验的供应商也可请第三方机构来做第一次预审和相关辅导。但是无论谁来做预审，供应商必须将每次预审当作正式审计来看待。每次预审中发现的不符点都要及时整改，切莫成为下次审计的“历史遗留问题”。
三、 验厂前的准备
1）研究客户的调查文件（即以前自己填写过的），确认审核的目的（有侧重点如质量、或环境等），确认审核的标准的审查的范围。
2）确认审核日期和时间，审核员人数，前者是商量确定的。
3）确认需提供的资料及相关的文件支持（比如发放劳动合同和员工手册的记录）
4）安排一次模拟审核，过程与方法应与实际审核相同，从中自行找到不合格点并尽快纠正。
5）安排好陪同人员
A.首次会议人员，应是主要负责人及人事部、会计部、品管部负责人，管理者代表，并互作介绍，以示重视。
B.看厂时的陪同人员可以是行政人员和品管部负责人，同时有一位文员相随，以随时通知相关部门负责人到本部门门口迎接、陪同并解答问题。
C.文件检查时的陪同人员应包括会计负责人，人事部负责人及文件档案管理人员，主要负责人也应在场，以回答有关工厂运作方面的问题。
D.与工人面谈时，人事文员应在谈话室附近组织安排
E.审核员在整理文件时，人事文员应经常去看看，以了解审核员的需求，若有复印的资料，应及时安排
F.末次会议的陪同人员与首次会议相同。
验厂过程中的配合
1）有问必答，清楚地向审核员介绍本厂的运作方式及政策及时回答相关问题
2）及时提供所有必要文件，不要拖拉抵制，否则审核员会以“资料提供不全”而记入不合格项。同时，你提供了全面的资料，也避免了审核员可能作出的片面或不利的判断
3）对于审核员询问的问题，一定要搞清楚，有不清楚的地方，一定要问明白，以免误解。
4）出现不合格项，应尽量担出相关的正面的支持性的文件作证据，解释清楚，并再度征询审核员的意见。如果确属不合格问题，应立即研究纠正措施并提出整改计划。
