在当今竞争激烈的外贸市场中,能否拿下订单往往取决于一些看似微不足道的细节。这些细节不仅体现了专业性,还能在潜移默化中赢得客户的信任。外贸高手们深知,从准备到沟通,从报价到服务,每一个环节都至关重要。以下是一些外贸高手工作中不可忽视的细节,做好这些,拿下订单将不再是难事。
1、了解客户背景
在与客户初次接触前,外贸高手们会通过各种渠道,如公司官网、社交媒体、行业报告、海关数据等,全面了解客户的公司背景、业务范围和市场定位。这不仅能帮助他们更好地准备沟通内容,还能在交流中展现出对客户的尊重和专业性。知己知彼,方能百战不殆。
2、邮件沟通
邮件是外贸沟通中不可或缺的工具。外贸高手们在撰写邮件时,会注意以下几点:
主题明确:邮件主题要简洁明了,直接表明邮件的核心内容,如“关于瑜伽垫报价的咨询回复”。
内容清晰:正文部分要分段清晰,避免长篇大论。开头简要介绍自己和公司,中间阐述主要事项,结尾礼貌致谢并附上联系方式。
格式规范:使用统一的公司邮箱,确保邮件格式规范,字体、字号、颜色等保持一致,避免使用过于花哨的字体和颜色。
发送时间:65%的客户在上班后的3个小时处理邮件,这个时间段发送的邮件,被阅读和回复的几率更大。同时,注意邮件频率不能过高,以免引起客户反感。
3、找到理由跟客户建立沟通
外贸高手们深知,要让客户认识自己,才能谈合作。他们会选择合适的时机,如公司推出新款产品、客户生日、重大节日、产品促销、公司产品质量突破等,给客户发送邮件,建立信任。信任是成交的基础。过节时的内容要与众不同,避免千篇一律,可以发个精致的贺卡,最好不要在节日邮件中提及合作,毕竟客户自己过节时也不喜欢谈工作。
4、及时专业的回复
无论是客户发询盘过来还是在线咨询,外贸高手们都会尽可能做到第一时间回复,让客户感受到被重视。但及时回复并不代表随意回复,必须是专业的回复。业务员需要给予客户专业的建议或意见,让客户的需求从模糊变得清晰,从而提高后期谈判的效率。专业的回复不仅包括产品知识和回复技巧,还应涵盖推荐客户所在国家的热门款式、产品在客户国家需要注意的问题、所需认证、物流行情等。这些都需要时间去积累和学习。
5、站在客户角度思考问题
换位思考是外贸高手们的必备技能。他们能更好地了解客户的疑惑及担忧,并给予针对性的解决方案。让客户感受到你是想帮他解决问题,找到合适的产品,而不是简单地推销。例如,客户订了一批750ml的PU泡沫胶,但他们的市场更倾向于500ml规格。高手会提醒客户测试500ml的版本,因为可能更适合他们的市场。这样,客户会觉得你是真心为他们考虑,而不是一味推销产品。
6、谈判技巧
谈判是外贸中最具挑战性的环节之一。外贸高手们会运用以下技巧:
灵活让步:在谈判中,适当的让步可以增加客户的满意度和合作意愿。但每次让步都要换取客户的某种承诺,如增加订单量、缩短付款周期等。
强调长期合作:强调与客户建立长期合作关系的重要性,通过长期合作带来的稳定订单和优惠条件,吸引客户接受当前的价格。
利用数据和案例:提供实际数据和成功案例,证明你的产品或服务能够为客户带来实际价值,减少客户对价格的敏感度。
7、持续不断的跟进
外贸的周期往往较长,从生产到运输可能需要好几个月,客户下单时间也可能需要好几个月。因此,外贸高手们会按照一定的节奏持续跟进,如第一时间跟进一次,隔两三天再跟进一次,一个星期后每个星期跟进一次,之后一个月每半个月到一个月跟进一次。持续的跟进不仅能保持与客户的联系,还能及时发现并解决问题。