广州一家做五金工具出口的公司，广交会回来后发现，竞争对手展位上摆着的报价单，格式和自家几乎一模一样，连小数点后的位数都没改。
打印这件事平时太不起眼，一张纸、几十克，塞进包里没人看得出来，可上头印的往往正是公司最值钱的报价和图纸。
一、打印行为审计，先要看得见
1. 打印记录要落到人
每次打印，记下是谁、在哪台电脑、用的哪台打印机、什么时间、打了哪个文档、多少页、多少份。
这些记录集中存在管理端，不用一台台电脑去翻。
一份纸在外面出现，顺着记录往回查，能查到是哪台机器、哪个账号、哪一天打印的。
2. 打印内容要能调出来
光记页数不够，能连当时打印的文档内容一起存档就更稳妥。
事后回看打的是什么，才知道泄出去的到底是报价单还只是一份普通通知，追责和复盘都有据可依。
3. 支持按人、按部门、按时间段查
记录攒起来是一堆数据，能按部门、按人、按时间段调取才算有用。
比如专门看某位离职员工最后两周的打印量，或者某个岗位整体的打印频次，异常一眼就能看出来。
二、看得见之外，还得管得住
1. 打印水印，让每张纸带上身份
给打印件自动叠一层半透明水印，内容可以用员工姓名、工号、IP、打印时间。
水印的字号、颜色、透明度、疏密都能调，还能指定只对某几台打印机生效，共享打印机不加。
纸一旦流出去，对着水印就能定位到人，谁打的、什么时候打的，纸上都写着。
2. 用不上的岗位，直接禁用打印机
有些岗位日常工作压根不碰打印机。
对这类终端可以直接禁用打印，物理打印机和网络打印机都能生效；确需打印时再单独放行，按岗位区别对待，比一刀切省事。
3. 敏感文件走打印申请
确实需要打印的敏感文件，可以设成打印前提交申请、说明用途，由管理员确认后再放行。
流程多一步，但能挡住"顺手多打一份带走"。
4. 打印量统计，顺手看出异常
把全公司的打印数据汇总起来，能生成按部门、按人、按打印机的打印次数报表。
谁在非工作时间一口气打了几十页，谁这个月打印量比平时翻了几倍，一眼就看得出来。
顺带还能核算耗材成本，给部门定个打印额度。
三、两个容易被忽略的打印口子
1. 样品间、仓库里的共享打印机
样品间、仓库、前台这些地方，打印机常常是几台电脑共用，没有单独的身份区分，谁打了一份报价单根本看不出来。
靠打印水印把人和文件对应上，谁打的、什么时候打的都落在纸上，才不至于一出事就查不到是谁动的。
2. 离职交接期的批量打印
离职前一两周，打印量常常突然涨起来。
把这段时间的打印日志单独拉出来看看，往往能看出点东西。
四、写在最后
打印行为审计管的是一张纸的去向。
外贸公司的报价、图纸、客户资料，很多都是先从屏幕到纸面、再从纸面流出公司的。
把打印这条路留痕、可控，再配合电子文档那边的加密——对内加密，对外防泄密——两头都照看到，常见的那几个出口才算管住。
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