我们祈盼新冠肺炎疫情早日过去

我们相信疫情终将过去

正是因为我们相信疫情终将过去,企业在疫情期间应当采取的一些应对措施,才显得更加刻不容缓。

我们知道,海关的AEO认证,无论是新申请还是重新认证,都非常重视企业规章制度的“有效落实”。倘若在疫情期间没有及时应对,等到疫情过去后,再去做些“摆拍”、“倒签”、“修补”之类弄虚作假的事情,既对当前的疫情防控于事无补,又劳民伤财,还难免留下破绽,影响通过认证,可谓有百害而无一利。

我们对照海关AEO认证标准,逐项为大家提示疫情可能造成的影响和应对的建议:

新冠肺炎疫情对AEO企业的影响和应对(四、贸易安全)

四、贸易安全

23.场所安全

疫情对场所安全的影响是除了日常安全管理措施到位之外,还应当针对疫情防控要求,采取一些非常规的措施来确保场所安全,例如喷洒消毒药剂,要求员工勤洗手、注意通风等。

针对这些非常规措施,一方面应当切实落实到位,另一方面还应当注意安全操作,防止由于防疫措施引发火灾、中毒等次生灾害。

特别提示在写字楼或者其他非独占环境内办公的企业,除了本企业积极采取措施确保疫情期间的场所安全并做好防控工作记录,还应当积极参与和配合所在地的防控措施并留存有关资料。

24.进入安全

疫情对进入安全提出了新的、更高标准的要求,大多数企业平常不会有测量体温、戴口罩的要求,也不会询问近期疫区旅行史或者有无密切接触及隔离情况,但在疫情期间这些都成为企业进入安全管理的必须。企业是否采取了必须的防控措施,实际效果如何,相信这都会成为海关认证时关注的新重点。

怎么办?

企业当然首先要按照各级政府的要求和企业自己制定的要求执行到位,对员工负责、对企业负责、对访客负责、对社会负责。

就AEO认证来说,正是因为疫情期间的许多要求并不属于大多数企业的常规要求,所以可能无法在原有的进入安全管理制度中找到现成的规定,所以,企业应当注意留存相关政府部门的通知要求和企业的决定通知,既是疫情期间工作的依据,也应当列入认证专门档案之中。

在做好进入安全工作的同时,企业应当注意留存相关文字、影像资料,例如:门卫测量员工和访客体温的照片,测量体温记录的信息,对发现未按要求戴口罩的员工和访客或者其他不宜进入企业情况的处置记录等等。

25.人员安全

疫情对于认证标准关注的人员安全管理事项没有直接影响,企业只要能够正常执行相关管理制度规定即可。

但是,疫情对于企业的人员管理工作肯定有很大影响,例如,延迟复工、错时上班、隔离甚至工作期间感染等情况带来的劳资问题。建议企业严格遵守国家有关法律法规和企业人事管理制度规定妥善处理。

26.商业伙伴安全

疫情对于进出口供应链的影响无疑是巨大的,企业一方面可能因为自身困难出现对商业伙伴违约的情况,另一方面可能面临供应链上下游及中间服务商多个环节商业伙伴的违约风险,所以说,疫情是对企业供应链安全管理的一次考验。

怎么办?

在对商业伙伴的贸易安全做出反应之前,我们建议企业首先妥善处理自身的风险

一是准确向商业伙伴(主要是境外的商业伙伴)介绍疫情和防控措施,既不可夸大,也无需隐晦,消除对方疑虑,赢得商业伙伴的信任和理解;

二是确因疫情导致违约或存在违约风险的,及时通过正规方式、渠道向商业伙伴通报情况,争取获得理解,协商解决问题;

三是各地贸促部门可以提供“不可抗力证明”,是企业出现违约时减少或者避免损失的有效助力。

对于商业伙伴,也应当以此“同理心”处理各种风险:

一是及时充分了解商业伙伴受疫情影响的实际情况,包括商业伙伴自身、商业伙伴的供应链上下游、所在地区以及物流途经范围内的疫情发展、防控措施及影响等等;

二是对于受疫情影响导致商业伙伴违约或者违约风险的,在落实情况的前提下,充分予以谅解,并积极寻求可能的补救措施;

三是商业伙伴以疫情为托词违约,甚至出现违反疫情防控要求受到处罚的情况,或者其他与疫情无关的违反贸易安全要求的情况的,严格按照企业的商业伙伴评估监控制度规定处理。

疫情既是考验,也是为企业提供了一次提高商业伙伴安全管理水平的机会,企业应当全面总结经验教训,进一步完善现有商业伙伴安全管理制度,提高防范和应对风险的能力和水平。

27.货物物品安全

目前尚未有证据证明货物物品可以传播病毒,企业按照原有管理制度执行即可,同时要注意做好我们在“26.商业伙伴安全”里建议的消除商业伙伴对于货物物品安全的疑虑工作。

28.集装箱安全

同“27.货物物品安全”。

29.运输工具安全

同“27.货物物品安全”。

30.危机管理

毫无疑问,疫情是所有企业面临的一个危机,但是,相信大多数企业,甚至也包括一些AEO企业在内,都未必能够在此之前有过完整的针对疫情的应急预案,或者做过应对的演练。企业防控疫情的工作,既是对应急管理工作的一个检验,也是完善应急管理的一个机会。

怎么办?

首先应当关注企业的疫情防控工作本身。少数原本就从事特殊物品、动植物进出口的企业,应当在疫情面前严格按照已有的应急方案规范处置,大多数企业则应当以各级政府部门发布的防控疫情要求为标准,从人员、场所、环境、货物和设备、档案等几个方面做好风险排查与处理。

其次是做好疫情防控与正常业务的合理安排。疫情对企业的正常业务肯定会造成影响,应急管理应当在确保员工健康安全的前提下,以保证企业正常开展业务为目标。疫情期间,及时调整生产业务计划,灵活安排人员和工作时间,妥善处置各类风险情况等,都是企业应急管理的一部分,同时,也是在具体落实认证标准中“降低对企业进出口活动的影响”的要求。

再次是在疫情期间注意做好相应的防控工作记录,包括采取的措施、排查的风险和处理的结果等,例如,及时了解员工有无疫区旅行史,坚持对全体员工和访客测量体温,发现有疫区旅行史的要求隔离,发现体温异常的予以劝退等等。如果出现疫情影响到企业海关业务的情况,则必须按照认证标准要求,“及时向海关报告”。特别要注意,这些工作都不可能依靠“后补”来完成。

最后,应当根据疫情防控的经验,及时补充、修订、完善企业的应急管理制度,进一步明确和细化危机管理责任部门、工作职责、应急管理要求、应急预案编制和更新、应急处置等内容。

31.安全培训

无论是贸易安全培训,还是应急演练,在疫情期间,都不属于最紧迫的任务,或者反过来说,疫情已经发生,比起临时抱佛脚的培训、演练来,更重要的是防控疫情的实战。

因此,疫情期间建议企业及时调整原有计划,但疫情过去后,一是注意还应当做好年度培训和演练计划的落实工作,二是有必要将疫情防控的内容加入到今后的培训和演练之中。

以上是我们以海关高级认证企业的通用标准和进出口货物收发货人单项标准为基础,结合报关企业、外贸综合服务企业、进出境快件运营人、跨境电子商务平台企业单项标准所做的分析和提示,一般认证企业标准中没有“5.进出口活动”和“31.安全培训”2条标准,其他标准的具体要求略低于同类的高级认证企业标准。

以上分析和提示为个人理解,仅供参考。对标准的要求和理解,以海关实地认证意见为准。

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