在进行外贸活动时，买家如果有意购买一个商品，就会直接向卖方询盘，从而了解有关商品的更详细的信息。业务员回复的内容至关重要，是买家对此商品以及公司的第一印象，回复是否及时、内容是否详细妥当，均会对最终的交易结果产生直接影响。对于外贸业务员来说，在日常工作中必须牢牢掌握询盘回复技巧，否则经常会出现回复了询盘但是却再也杳无音信的情况。
1 确保回复及时
对于外贸业务员来说，回复买家询盘的黄金时间段就是24小时之内，在回复时还需要考虑到时间差问题，尽可能确保对方收到回复邮件时是在上班时间内或者是白天。除此之外，还需要根据各地区客户的喜好选择回复时间，澳洲的客户如果发来了询盘，建议业务员在第一时间做出回复。如果是欧洲的客户，那么时间尽可能选择在下午三点前完成回复任务。因工作繁忙，外贸业务员可能会出现未能及时回复的情况，此时就需要在回复邮件时向客户礼貌致歉，并简要解释原因。
2 内容突出重点
在回复邮件的过程中，必须保证主题明确、带有基本问候语，并且还需要对客户所提的问题进行一一解答。对于外贸业务员来说，回复的重点内容应当是产品介绍以及相关报价。在回复过程中要切记，一定要体现自己的专业水平，只有这样客户才愿意信任此产品，从而达成交易意向。例如，在回复过程中需要附上产品图片或者是询问买方是否需要邮寄样品。
客户收到的回复邮件有很多，为了能够确保在第一时间引起他的注意，就需要将优惠促销信息或者是产品优势放在最突出的位置。
3 过滤无关信息
外贸业务员每天会收到大量的询盘，因此一定要学会提取关键信息，过滤或屏蔽垃圾文件。如果不能做到这一点，那么就会浪费大量的时间在无关紧要的询盘上。还有一些同行为了探得别的公司的产品报价，也会冒充客户发送询盘，这就需要外贸业务员时刻保持警醒，一定不要被套路，泄露关键信息。在众多询盘中，需要准确的挑选出最具购买意向的，并且积极进行回复。对于一些垃圾信息要及时剔除，避免被其干扰而耽误了重要邮件的回复。
4 积极主动联系买家
当回复了询盘之后，外贸业务员也不能放松，这并不意味着工作结束了，还需要日后实时跟进，了解客户是否有进一步询问的意向，如果有就需要再次为其提供服务。为了确保客户能够及时的联系到公司，外贸业务员在回复时一定要清晰的留下自己的联系方式，否则就会给客户留下不好的印象，即使其有购买意向因联系麻烦也可能就此作罢。除此之外，在条件允许的情况下，业务员应当尽可能取得客户的联系方式，积极的与其进行沟通，这样一来能够使客户更详细的了解到本公司的产品，因此更容易达成购买意向。
5 换位思考
在回复询盘的过程中，外贸业务员需要把自己置身于买方的位置上而不是卖方，设身处地的思考买方最想要得到什么样的信息，只有这样才能够确保信息回复准确。如果一味的站在卖方角度思考问题，不仅不能抓住问题的关键，而且还会给客户一种在推销产品的感觉，从而使其产生抵触心理，这样一来成功的几率就会大大下降。
对于询盘回复技巧，你是否了解了呢？
