许多外贸企业只知道开发客户、服务客户等，却不懂如何管理客户档案。一旦出现问题，往往无从下手，一些好的问题解决方案也并未留档。本文带您了解建立客户档案的必要性及客户档案管理的方法。
为什么要建立客户档案
客户档案是企业在与客户交往过程中所形成的，较为全面的客户信息资料，是全面反映客户的基本情况、企业经营情况、财务情况、资信情况、合作级别、账款回收（含正常回款及催收方式解决措施）等的综合性档案资料。建立客户档案有利于客户资源整合和再利用，对有效客户进行深度服务，对客户进行深度开发，对拖欠客户进行定向处理，以及企业规范管理的需要等。
如何建立客户档案
首先我们要考虑哪些资料是需要整理的，如联系人信息；客户公司信息；订单执行情况；回款情况；总订单记录信息等等。
客户分级
A（贵宾客户）：长期合作，稳定回款，并且订单量较大的客户；
B（种子客户）：行业内的优质品牌商，有过合作但是没有稳定返单的客户；
C（潜在客户）：所在行业待开发的，有意向、无意向的客户；
D（中断客户）：订单在进行但是量小或不稳定客户；
E（风险客户）：因争议或其他原因拖欠货款的客户。
建档方法
每一类客户建一个文件夹，客户文件夹名字的命名规则：区域-国家-客户-状态-时间，像：欧洲-英国-David-已出货-状态更新的时间，状态可分为：前期接触-成交-催订金-下单生产-出货-收尾款&放单-核销单等，每一项状态又可以根据实际情况继续进行细分。文件夹内部可以涵盖，客户档案表，客户沟通跟踪表，客户订单列表，订单执行情况，电子版合同，各种单证，沟通记录留痕，账款回收表等等。每一份材料，均需备注落地及更新的时间，方便后续跟进管理。
部分表格内容可进一步细化
1.联系人信息表包含认识客户途径(例如展会，B2B平台，facebook，谷歌广告等)，职位，职业生涯，兴趣爱好，来中国频率，客户邮箱，电话，传真等基本联系方式。
2.客户公司信息表可以通过客户官网获得公司的基本情况，比如成立的年限，主营产品，公司优势，组织架构，销售方式。也可通过联系人获得其公司的情况，尤其是他们公司介绍的PPT，及时记录有效信息。通过客户的新闻News去了解客户近期发生的重大事件。
注：这里重点关注事前的风险预防，可以通过DCA国际催收平台，获取对方的《企业征信报告》，或在DCA平台找对方所在国的专家，寻求尽调和征信支持。
3.客户国家信息表，即对客户所在的国家建立档案。关注这个国家的经济水平，政治文化，法律法规，消费特征，旅游资讯等。比如节日，大家都知道的穆斯林斋月节，提前预防节日带来的不便。同时可以结合当地人文，定向营销其国民喜欢的产品。
注：通过对国家信息的有效收集及跟踪，可以起到预防政治风险的作用，比如该国国际贸易相关政策是否友好，汇率是否稳定，结汇是否方便，港口是否拥堵等。DCA新上线的信息流服务，可定制目标国的相关资讯。
4.客户沟通跟踪表可分为等级客户跟进表及优先客户跟进表。对于潜在客户或有意向客户，我们需要对同等级的跟进情况做简单记录，例如初次报价时间，报价数量，单价等等，可以理解为跟进历史存档和跟进日程提示。而“优先客户跟进表”记录的对象就是从上面挑出来很有可能成单客户，属于重要但不紧急，高回报的客户，是我们需要花时间和精力去跟进的对象。报价时间，数量，单价，交货期，客户要求，每一次联系的大概内容等等我们都必须记录。
5.订单执行情况表是目前正在进行的订单，是跟进客户的关键环节，关系到整个外贸流程是否能顺利走完，既重要又紧急，需要我们高度重视。每一个流程的节点在哪，进行的如何都是我们需要更新以便去掌控避免突发情况。如我们给工厂的交货期，工厂回复的交货期，原料采购期，生产进度，船公司给的船期等。
注：这里要重点关注对方的经营状况、财务状况等，可以通过DCA国际风险管理平台的《商业信息报告》，监控风险，以便及时作出响应。
6.账款回收表可单独作为一个表格进行重点跟踪，一旦对方出现拖欠货款欠款，要及时处理，进行有效沟通，发现问题，解决问题。内部催收是首选，如果内部努力无果，可在DCA平台免费咨询国际专家，由专家协助调解纠纷，落实账款催收，专家采用的“不成狗不收费”模式，可有效降低风险，避免额外支出，当然，如果催收依然不能解决问题，同样有专家可以采用法律诉讼手段解决纠纷。
如何管理客户档案
统一管理：客户信息由公司（如风控部门）统一管理，公司掌握的客户资料必须是最全面的、最准确的，营销部门、营销人员的客户资料，必须在公司备案；
注：如果企业没有自己的风控部门，也可以交给客服部处理，但作为国际贸易型企业，风控部门是必不可少的，像该合作方的尽调，采用先进结算还是授信模式，授信额度（定金与尾款的比例）、账期选择（给予多少账期合适）、纠纷解决、账款催收等等，都需要该部门统一处理。DCA平台亦有专门的风控课程培训，可以帮助企业培训专门的风控人才。
动态管理：对于客户档案的信息要适时更新，因为客户本身的情况是在不断变化的，要及时了解客户的财务、经营和人事变动情况；（DCA的《商业信息报告》可起到关键的辅助作用）
分类管理：主要是基于客户关系管理的需要，客户对企业的贡献度不同，应区别对待。对重点客户，档案资料要求更全面准确。
更多精彩内容，敬请期待。
