1合同(Contract)
买卖双方均可出具合同。卖方出具的，可称为销售确认书(Sales Confirmation)，买方出具的则可称为采购确认(PurchasedConfirmation)。合同的内容包括:买卖双方名址，签订时间、地点，交易货物品名，贸易术语，付款方式，违约责任和附加条款等。理论上，合同应该一式两份，双方各执一份经签章的正本作为凭证，可在外贸实务中不太严格执行，一般的传真件也可以接受，更多的还是依靠商业信用，以及依靠预付款、信用证等实质的手段。
2形式发票(ProformaInvoice)
形式发票是一种非正式发票。出口方有时应进口商的要求，发出的一份列有出售货物的名称、规格、单价等非正式参考性发票，是卖方对潜在的买方报价的一种形式。形式发票有时也供进口方向其本国贸易管理当局或外汇管理当局申请进口许可证、批准给予外汇或者凭以向银行申请贷款等。因为形式发票不是正式发票，不能用于托收和议付，它所列的单价等，也仅仅是进口方根据当时情况所作的估计，对双方都无最终的约束力，所以说形式发票只是一种估价单，正式成交还要另外重新缮制商业发票。在实0际业务中，倘若形式发票具备报价单的内容而构成法律上的要约(offer)，则可以用来替代报价单，甚至可以当做销售确认书。销售确认书和形式发票有时可以相互替代。如:客户要求出口方提供形式发票给他们，很多公司通常就是发销售合同或售货确认书给客户。
在出口业务中，形式发票上要将可能产生分歧的条款一一详列清楚。如果是做信用证，信用证上的条款便应与形式发票上的一致。形式发票的格式，因不同国家、不同客户的不同要求而不同，视具体情况而定，一般要显示形式发票字样，买卖双方的名称地址，商品名称描述，形式发票号，合同号日期，数量，单价及总金额，贸易术语，付款方式，运输方式及装运期等。形式发票作用可归纳为:①作为报价。②作为销售确认。③让买方凭以申请:A.输入许可。B.外汇许可。C.开立信用证。
3发票(Invoice)
或者称商业发票(CommercialInvoice)。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸中的发票，是货物的卖方自己编制的一份单据，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。价格是商业发票的首要内容。商业发票一般用英文书写，它是出口企业开立的凭此向买方收款的发货价目清单，是供买卖双方凭此发货、收货、记账、收付货款和报关纳税的依据。发票并无统一格式，但其内容大致相同，主要包括:发票编号、开立日期、出口合同号码、信用证号码、收货人名称地址、发货人名称地址、运输标志以及商品的名称、规格、数量、包装种类、单价、总值和装运地、目的地等。发票内容必须符合买卖合同规定，在采用信用证付款方式时，则应与信用证的规定严格相符，绝不能有丝毫差异。另外，发票一般要有发货人的正式签字才能生效。发票的末端通常有E&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。
商业发票的作用:
(1)商业发票是交易的合法证明文件，是卖方向买方发送货物的凭证。
(2)商业发票是买卖双方收付货款和记账的凭证。
(3)商业发票是买卖双方办理报关、纳税的凭证。
(4)商业发票是卖方缮制其他出口单据的依据。
(5)在不使用汇票情况下，商业发票可代替汇票起付款凭证的作用。
总而言之，发票的主要作用是供进口商凭以收货、记账、支付贷款和作为报关纳税的依据。
4(PackingList)和重量单(Weight List)
装箱单和重量单是商业发票的补充单据，也是货物的卖方自己编制，主要用于描述货物的包装情况，包括品名、数量(个数或箱数)、重量(净重、毛重)、体积、买卖双方等，毛重和体积是其首要内容。装箱单和重量单也是英文写成，格式不拘。装箱单主要用于工业品，对每件包装内的货物名称、规格等逐一作详细说明，以便进口地的海关检验和进口商核对。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。重量单多用于以重量计价的初级产品，载明每件商品的重量，有的还分别列明每件商品毛重、净重，其作用与装箱单相同。
5提单(Bill of Landing，B/L)
根据运输方式的不同，分为空运提单(AirWayBill，简称AWB)和海运提单(Ocean Bill of Loading，简称B/L)及其他。但实务中以海运提单最为常见，空运提单次之，我们讲的提单通常指海运提单。它是由船长或船公司或其代理人签发的、证明已收到货物，同意将货物运至指定目的地并交付给收货人的凭证。提单是代表货物所有权的证明，是卖方提供的各项单据中的核心单据。在我国出口业务中，国外来证通常要求提供“全套清洁已装船作成凭指示和空白背书的提单”。提单正本和副本的份数没有固定数目。根据习惯，提单一般签发三正三副，即三份正本，三份副本，也可以根据收货人的要求签发相应的份数。任何一份正本都可以提货，一经提货，其余的正本提单全部失效。为保证物权，收货人一般要求提交全套正本提单。提单副本的份数不限，它们只能作为参考，不能凭以提货。提单的签单方式有:正本提单，电放提单，海运提单。
6信用证(Letter of Credit)
信用证是一种开证银行根据申请人(进口方)的要求和申请，向受益人(出口方)开立的保证进口方有支付能力的凭证，是银行有条件的付款承诺。
7汇票(Draft)
汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限(即期或远期)对指定的收款人无条件支付一定金额的指令。一般出现在信用证操作中，由银行提供空白票据，出口方填写，付款人签字以确认付款。
8保险单(Insurance Policy)和保险凭证(Insruance Certificate)
它们是保险人(即保险公司)与被保险人(即投保人，一般为进出口方)之间订立的保险合同，当被保险货物遭受保险合同责任范围内的损失时，它们是被保险人索赔、保险人理赔的依据。
保险单(俗称“大保单”)是一种正规的保险合同，保险凭证(俗称“小保单”)是一种简化的保险合同。在实际业务中，我国保险公司大都签发保险单，较少使用保险凭证。
9 检验证书
各种检验证书分别用以证明货物的品质、数量、重量或卫生条件。按照国家规定，部分类别的产品进出口前要经过强制性检验。在我国，这类证明一般由中国进出口商品检验局出具。如合同或信用证无特别规定，也可区分不同情况，由进出口公司或生产企业出具。
10原地证明书
原产地证明书，是证明商品原产地的一种证明文件，是进口国海关计征税率、进行贸易统计的主要依据之一，进口国海关依照它采取不同的国别政策和关税待遇。原产地证明书一般可分为三类:第一类是一般原产地证明书;第二类是普惠制原产地证明书;第三类是某些专业性原产地证明书。一般原产地证(CertificateofOrigin)就是我们通常所说的C/O，是出口方应进口方要求而提供的证明货物原产地或制造地的一种证明文件。比如中国原产地证就表明货物的原产地为中国，进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇。它还是出口国享受配额待遇、进口国对不同出口国实行不同贸易政策的凭证。在我国，凡符合“中华人民共和国进出口货物原产地条例”规定的出口产品均可申请办理一般原产地证明书。普惠制产地证明书(Generalized System of Preferences Certificate of Origin Form A),又称G.SP证书、FormA证书。普惠制是发达国家对来自发展中国家的商品给予的关税优惠制度，普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件，并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。世界上的普惠制给惠国包括:欧盟27国(荷兰、比利时、卢森堡、丹麦、英国、爱尔兰、德国、法国、意大利、希腊、葡萄牙、西班牙、奥地利、芬兰、瑞典、波兰、捷克、斯洛伐克、拉脱维亚、爱沙尼亚、立陶宛、匈牙利、马耳他、塞浦路斯、斯洛文尼亚、保加利亚、罗马尼亚)、挪威、瑞士、土耳其、俄罗斯、白俄罗斯、乌克兰、哈萨克斯坦、日本、加拿大、澳大利亚、新西兰、美国等国。
但并不是所有的普惠制给惠国都给予中国普惠制待遇，美国就未给予中国普惠制待遇，因此出口美国不需要提供FormA。还有一类专业性原产地证明书，比如纺织品产地证。对欧盟国家出口纺织品时，一般都需提供纺织品产地证。此种产地证在我国是由出口地的经贸委(厅、局)签发的。原产地证明书应该在货物出口日前(一般指开船日前)申领。C/O一般用英文填制，
内容包括:证书编号、发货人、收货人、目的港、装运港、运输方式、目的地国家(地区)、运输标志(填写唛头，没有唛头时填写N/M)、商品名称、包装数量及种类、商品编码(HSCODE)、毛重、发票号码及日期、出口方声明等。FormA上面的内容大体与C/O相同，只是某些细节有一些差异，要注意C/O与FormA不要混为一谈。可以这样理解，出口国是特定的发达国家才会提供Form A，向其他国家(一般是给予中国最惠国待遇的国家)出口提供C/O(这些国家范围就大了，毕竟世界上的发达国家只是一小部分)。
在我国，一般原产地证可以由检验检疫局或中国国际贸易促进委员会出具，但 FormA只有检验检疫局能够签发。
11出口收汇销单
出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。在出口前，先向国家外汇管理局领取，按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关，海关清关后盖章退回。在收到国外付款后，连同银行收汇水单一并交到国家外汇管理局办理核销，然后才能办理退税。
12报关单
报关单是报关时的必备单据。出口报关时填制并提交海关。
13货运单证
除提单外，还有一些较常见的货运单证，如托运单、装货单、提货单等。
第 3部分
(1)托运单(BookingNote或BookingForm/BookingSheet)。
托运单，是托运人填制的，向承运人(船公司)或其代理申请舱位，办理货物托运的单证。承运人根据托运单内容，并结合船舶的航线、挂靠港、船期和舱位等条件考虑，认为合适后，即接受托运。
(2)装货单(ShippingOrder)。
装货单一般称作S/O，不同的船公司有不同的叫法，如配载通知、订舱确认单、BookingConformation等。托运人收到S/O，就表明船公司接受了托运人的运输申请，签发给托运人，凭以命令船长将承运的货物装船的单据。装货单既可用作装船依据，又是货主凭以向海关办理出口货物申报手续的主要单据之一，所以装货单又称关单。对托运人而言，装货单是办妥货物托运的证明。对船公司或其代理人而言，装货单是通知船方接受装运该批货物的指示文件。
(3)提货单(DeliveryOrder)。
提货单简称D/O，是收货人凭正本提单或电放副本等向承运人或其代理人换取的、可向港口装卸部门提取货物的凭证。
